Logiciel de planification pour services à domicile simple et agréable

Les formulaires d'admission de CozyCal capturent les informations essentielles pour un devis précis et une bonne préparation : adresse du domicile, superficie, nombre de chambres et de salles de bain, type de propriété (appartement, maison, copropriété) et état actuel. Posez des questions sur les zones spécifiques nécessitant une attention particulière, la présence d'animaux domestiques et toute allergie aux produits ménagers. Les agents de nettoyage arrivent préparés avec les bons produits, le temps alloué et les attentes pour le travail.

Créez des types d'événements distincts pour chaque offre : nettoyage d'entretien standard, nettoyage en profondeur, nettoyage de déménagement/emménagement, nettoyage après travaux ou services spécialisés comme le nettoyage de tapis ou de vitres. Chaque service a sa propre durée, tarification et description reflétant le travail impliqué. Les clients comprennent exactement ce qu'ils réservent, et votre planning alloue le temps approprié pour chaque type de travail.

Incluez des champs dédiés dans le formulaire d'admission pour les détails d'entrée : codes de boîte à clés, emplacements de clés cachées, informations du gardien, codes d'alarme, ou si quelqu'un sera présent. Ajoutez des questions sur la disponibilité du stationnement et le confinement des animaux pendant le service. Les agents de nettoyage examinent ces instructions avant d'arriver, éliminant les appels de dernière minute et garantissant un accès fluide à la propriété.

Oui. Configurez différentes durées pour chaque niveau de service comme un nettoyage d'entretien de studio qui pourrait durer 2 heures tandis qu'un nettoyage en profondeur de 4 chambres pourrait être de 5 heures. Créez des options de service par taille de propriété (petit, moyen, grand) ou par tranches de superficie spécifiques. Les clients sélectionnent l'option correspondant à leur domicile, et votre calendrier reflète des blocs de temps réalistes pour chaque travail.

Activez les demandes d'événement pour examiner les travaux avant de les accepter. Pour les nouveaux clients, évaluez si la propriété se situe dans votre zone de service, vérifiez si l'étendue correspond à la capacité de votre équipe, ou signalez les travaux inhabituellement importants ou complexes nécessitant des devis personnalisés. Les nettoyages après travaux et en cas d'accumulation excessive nécessitent souvent des évaluations préalables. Approuvez les demandes appropriées et refusez celles hors de vos capacités — des e-mails personnalisés communiquent votre décision de manière professionnelle.

Chaque membre de l'équipe connecte son calendrier Google Calendar ou Outlook à CozyCal. Lorsqu'un travail leur est assigné, il apparaît sur leur calendrier personnel avec tous les détails : adresse du client, instructions d'accès, type de service et notes spéciales. Les confirmations automatiques par e-mail renforcent l'attribution. Le personnel sait toujours où il va et ce qu'il doit attendre sans avoir à chercher l'information auprès du bureau.

Pour les clients d'entretien régulier, créez des forfaits de nettoyage qui regroupent plusieurs sessions à un tarif réduit — comme un "Plan de nettoyage 4 semaines" ou un "Forfait nettoyage en profondeur mensuel". Les clients achètent à l'avance et reçoivent un code d'échange pour réserver des rendez-vous individuels. Les forfaits sécurisent des revenus récurrents, récompensent la fidélité des clients et encouragent une planification régulière plus facile pour vos opérations.

Oui. Créez des pages de réservation individuelles pour chaque zone de service, ou combinez tous les emplacements sur une seule page de réservation d'équipe où les clients sélectionnent leur zone. Chaque zone peut avoir différentes affectations de personnel, fenêtres de disponibilité et même des tarifs si les coûts varient selon l'emplacement. Le tableau de bord administrateur offre une vue d'ensemble de tous les territoires, vous permettant de suivre les réservations et de gérer les ressources de manière centralisée.

Ajoutez des questions dans le formulaire d'admission sur les sensibilités chimiques, les exigences sans parfum ou la préférence pour des produits de nettoyage écologiques. Incluez des cases à cocher pour les préoccupations courantes comme les solutions sans danger pour les animaux ou les demandes de marques spécifiques. Les agents de nettoyage voient ces notes avant leur arrivée et apportent les produits appropriés. Cette attention aux détails renforce la confiance et différencie votre service des concurrents qui ne posent pas ces questions.

CozyCal stocke l'historique complet des réservations pour chaque client : services passés effectués, détails de la propriété, instructions d'accès, demandes spéciales et enregistrements de paiement. Lorsqu'un client régulier réserve à nouveau, toutes ses informations sont déjà en fichier. Le personnel peut consulter les notes précédentes sur le domicile, et vous pouvez suivre quels clients sont dus pour leur prochain nettoyage en fonction de leur planning habituel.

Connectez Stripe pour collecter le paiement à la réservation — idéal pour les nettoyages ponctuels ou les nouveaux clients où le prépaiement réduit les absences. Pour les clients réguliers avec une confiance établie, vous pouvez facturer après la prestation. Offrez des coupons promotionnels pour les premières réservations ou des réductions saisonnières. CozyCal gère la collecte sécurisée des paiements quel que soit votre modèle commercial.

L'attribution à tour de rôle répartit les travaux à un seul agent équitablement au sein de votre personnel, équilibrant automatiquement les charges de travail. Pour les propriétés plus grandes nécessitant des équipes de deux ou trois personnes, assignez l'agent principal et notez les membres de l'équipe dans les détails de la réservation. Le tableau de bord administrateur montre tous les travaux programmés pour l'ensemble de votre main-d'œuvre, permettant aux responsables de repérer les lacunes, de réaffecter si nécessaire et d'assurer une couverture adéquate pour chaque rendez-vous.