Meilleur logiciel de planification pour psychologues et conseillers
Créez un flux de prise de rendez-vous en ligne automatisé pour votre cabinet de conseil grâce à un logiciel de planification fiable et intuitif.
Questions & Answers
Vous avez d'autres questions ? Contactez-nous à support@cozycal.com
Comment la prise de rendez-vous en ligne bénéficie-t-elle à un cabinet de conseil ?
La prise de rendez-vous en ligne élimine les difficultés des appels et des échanges d'e-mails, permettant aux clients de prendre rendez-vous quand cela leur convient, même en dehors des heures de bureau. Pour les cabinets de conseil, cela signifie moins de demandes manquées, moins de temps administratif passé à coordonner les plannings et une première étape plus accessible pour les clients qui peuvent avoir du mal à téléphoner.
Les clients peuvent-ils choisir leur thérapeute préféré lors de la réservation ?
Oui. Chaque thérapeute de votre cabinet peut avoir sa propre page de réservation, permettant aux clients de voir les disponibilités individuelles et de réserver avec le conseiller qu'ils préfèrent. Alternativement, vous pouvez utiliser la planification à tour de rôle pour répartir équitablement les rendez-vous des nouveaux clients au sein de votre équipe, ou laisser les clients choisir à partir d'un calendrier partagé.
CozyCal peut-il coordonner la disponibilité des conseillers et des salles ?
Oui. La planification collective multi-hôtes de CozyCal vous permet de regrouper les disponibilités de plusieurs conseillers et ressources comme les salles de thérapie ou les espaces de bureau. Lorsqu'un client réserve, CozyCal trouve les créneaux où le thérapeute et une salle appropriée sont tous deux disponibles, éliminant la coordination manuelle et évitant les conflits. Vous pouvez également définir des priorités pour déterminer quelles salles ou quels conseillers sont attribués en premier.
Comment les rappels automatisés aident-ils à réduire les rendez-vous manqués ?
Les séances manquées sont coûteuses tant pour les conseillers que pour les clients. CozyCal envoie des rappels automatiques par e-mail avant chaque rendez-vous, et des rappels par SMS sont disponibles pour les clients aux États-Unis et au Canada sans frais supplémentaires. Vous contrôlez quand les rappels sont envoyés, que ce soit 24 heures, 48 heures ou un délai personnalisé avant la session.
Les clients peuvent-ils reprogrammer ou annuler leurs propres rendez-vous ?
Oui. Les clients peuvent gérer leurs réservations selon les politiques que vous définissez, comme exiger un préavis de 24 heures pour les annulations. Cela réduit les échanges de communication tout en vous gardant le contrôle de votre calendrier. Vous pouvez également ajuster ou annuler des rendez-vous manuellement depuis votre tableau de bord administrateur.
CozyCal prend-il en charge les sessions de thérapie virtuelles ?
Oui. CozyCal s'intègre à Zoom et Google Meet pour générer des liens de visioconférence uniques pour chaque rendez-vous. Le lien est automatiquement inclus dans les e-mails de confirmation et de rappel, permettant aux clients de rejoindre en un clic. Cela facilite l'offre de téléconsultation parallèlement aux sessions en personne.
Comment gérer un cabinet de groupe avec plusieurs conseillers ?
CozyCal fournit un tableau de bord administrateur central où vous pouvez voir tous les rendez-vous de votre cabinet, filtrer par thérapeute et gérer les disponibilités de l'équipe. Chaque conseiller peut également contrôler son propre planning et ses offres de services. Vous pouvez attribuer automatiquement les nouvelles réservations par rotation ou laisser les clients sélectionner leur prestataire préféré.
Puis-je proposer des sessions de thérapie de groupe ou des ateliers ?
Oui. CozyCal prend en charge les événements de groupe jusqu'à 500 participants par créneau horaire. Cela fonctionne bien pour les sessions de thérapie de groupe, les groupes de soutien, les ateliers éducatifs ou les événements communautaires. Vous contrôlez la capacité maximale et pouvez collecter les détails d'inscription via des formulaires d'admission.
Puis-je accepter des paiements pour les sessions via CozyCal ?
Oui. CozyCal s'intègre à Stripe pour accepter les paiements en ligne sécurisés. Vous pouvez définir des tarifs pour chaque type de service, offrir des options à tarif dégressif via des coupons et exiger un paiement à la réservation. Pour la thérapie continue, vous pouvez vendre des forfaits de sessions à un tarif groupé et collecter le paiement à l'avance.
Comment filtrer les clients potentiels avant d'accepter les réservations ?
La fonctionnalité de demande d'événement de CozyCal vous permet d'examiner les demandes de réservation avant de les confirmer. Les clients potentiels remplissent votre formulaire d'admission, et vous décidez d'approuver ou de refuser, utile pour garantir l'adéquation, vérifier l'assurance ou gérer les listes d'attente avant de s'engager dans une session initiale.
Puis-je envoyer des e-mails personnalisés depuis le domaine de mon cabinet ?
Oui. Les options en marque blanche de CozyCal vous permettent d'envoyer des e-mails de confirmation, de rappel et d'annulation depuis votre propre domaine (par ex. rdv@votrecabinet.com). Vous pouvez également personnaliser l'URL de votre page de réservation et supprimer la marque CozyCal pour une expérience entièrement professionnelle aux couleurs de votre cabinet.