Comment Dropzone AI a géré les réunions de vente lors de conférences dans différentes régions et espaces de réunion avec CozyCal
"Nous avions besoin d'un outil de planification capable d'associer simultanément chaque réunion au bon commercial et au bon stand. HubSpot ne pouvait pas le faire. CozyCal, oui, et l'accompagnement à la configuration a fait toute la différence."
Dropzone AI est une entreprise de cybersécurité en pleine croissance qui développe l'Agentic SOC : une plateforme d'agents d'intelligence artificielle qui enquêtent de manière autonome sur les alertes de sécurité, traquent les menaces et répondent aux attaques en continu, 24h/24. Faisant confiance à plus de 300 entreprises, dont UiPath, Avalara et Zapier, Dropzone AI aide les équipes d'opérations de sécurité à gérer des volumes d'alertes qu'aucune équipe humaine ne pourrait trier seule. En 2026, la société a participé à la RSA Conference à San Francisco avec une présence commerciale complète, accueillant des réunions avec des prospects venus de tout le territoire américain et de l'international.
Avant CozyCal
La coordination des réunions lors d'une conférence à grande échelle représente un défi d'organisation très différent des appels commerciaux quotidiens. L'équipe commerciale de Dropzone AI est organisée par région, chaque représentant étant responsable des prospects dont le siège social se trouve dans son territoire. Pour la conférence, l'équipe avait besoin que chaque réservation corresponde simultanément à trois critères : le bon représentant commercial pour la région du prospect, un espace de réunion physique sur le salon, et, pour les invités internationaux participant à distance, la génération automatique d'un lien Zoom à la place.
Quatre espaces de réunion étaient disponibles. Trois étaient des emplacements privilégiés, et un constituait une option de repli moins prioritaire. Tout système de planification devrait appliquer cette priorité automatiquement, en remplissant d'abord les espaces de réunion préférés avant de rediriger le surplus vers le quatrième.
L'image de marque avait également son importance. Dropzone AI souhaitait que l'ensemble de l'expérience de réservation reflète leur identité propre, avec une URL de page de réservation personnalisée et des e-mails de confirmation envoyés depuis leur propre domaine plutôt que depuis un outil de planification tiers.
Chantel utilisait HubSpot pour la planification, mais les outils de réservation de HubSpot n'étaient pas conçus pour ce niveau de logique.
« HubSpot est excellent pour beaucoup de choses, mais sa fonction de planification est conçue pour des réservations simples en tête-à-tête. Il n'existait aucun moyen d'associer automatiquement un représentant commercial à un espace de réunion en fonction de la localisation de l'invité, ni de définir une priorité entre plusieurs espaces physiques. Il nous fallait un outil spécifiquement conçu pour cela. »
Elle a évalué plusieurs outils de planification avant de découvrir CozyCal.
« J'ai examiné un certain nombre d'alternatives. La plupart géraient assez bien la planification en équipe, mais aucune ne proposait à la fois le routage régional, la réservation de ressources pour des espaces physiques, la priorisation des salles et une marque blanche dans une seule solution. CozyCal a été le premier outil capable de répondre réellement à nos besoins. »
Après CozyCal
Dropzone AI a configuré la planification en équipe de CozyCal pour rediriger chaque réservation entrante vers le représentant commercial couvrant la région de l'invité. Pour les invités basés aux États-Unis participant à la conférence en personne, la réservation de ressources de CozyCal attribuait chaque réunion à l'un des quatre espaces de réunion physiques, les trois espaces privilégiés bénéficiant d'une priorité de réservation supérieure au quatrième. Pour les invités basés hors des États-Unis, l'intégration Zoom de CozyCal générait automatiquement un lien d'appel vidéo, remplaçant entièrement l'attribution d'un espace de réunion.
Concernant l'image de marque, Dropzone AI a utilisé les fonctionnalités de marque blanche de CozyCal pour publier la page de réservation sous leur propre URL personnalisée, envoyer les e-mails de confirmation et de rappel depuis leur propre domaine, et supprimer toute mention de CozyCal dans l'expérience de réservation. Pour les invités, l'ensemble du parcours semblait faire nativement partie du site web de Dropzone AI.
« La configuration était plus complexe qu'une page de réservation classique, mais CozyCal nous a accompagnés tout au long de la mise en place. Ce type d'aide personnalisée n'est pas ce que l'on attend d'un outil de planification, et cela a vraiment fait la différence. »
La conférence s'est déroulée sans accroc. Les réunions se sont tenues dans les délais prévus, les attributions d'espaces de réunion ont fonctionné exactement comme prévu, et le routage régional a permis à chaque invité d'être mis en relation avec le bon représentant pour son territoire.
« Tout a fonctionné exactement comme prévu. Les bonnes personnes rencontraient les bons représentants, au bon endroit. Pour une entreprise qui commercialise une IA fonctionnant de manière fiable en arrière-plan, il était cohérent que notre système de planification en fasse autant. »
Dropzone AI prévoit déjà d'utiliser CozyCal à nouveau pour ses prochains événements majeurs.
Frequently Asked Questions
Vous avez d'autres questions ? Contactez-nous à support@cozycal.com
CozyCal peut-il envoyer des e-mails de confirmation depuis un domaine personnalisé plutôt qu'une adresse CozyCal ?
Oui. Les notifications e-mail en marque blanche de CozyCal permettent aux entreprises d'envoyer des confirmations de réservation et des rappels depuis leur propre domaine. Les invités reçoivent des e-mails aux couleurs de l'entreprise, sans aucune mention de CozyCal.
L'URL de la page de réservation CozyCal peut-elle être personnalisée pour correspondre au domaine propre d'une entreprise ?
Oui. CozyCal prend en charge les URL de pages de réservation personnalisées, de sorte que l'expérience de planification s'intègre naturellement au site web de l'entreprise plutôt que d'apparaître comme un outil tiers.
CozyCal peut-il affecter simultanément des réunions à un membre de l'équipe spécifique et à un espace de réunion physique ?
Oui. CozyCal prend en charge conjointement la planification d'équipe et la réservation de ressources, de sorte que chaque réservation peut être associée simultanément à un membre de l'équipe disponible et à un espace physique précis. Dans le cadre d'une conférence, cela signifie qu'un invité est orienté vers le bon commercial et le bon espace de réunion en un seul flux de réservation.
CozyCal peut-il définir différentes priorités de réservation pour plusieurs espaces physiques ?
Oui. Lors de la configuration de la réservation de ressources sur plusieurs espaces, CozyCal permet d'établir des classements de priorité afin que les espaces les plus prioritaires soient remplis en premier. Cela est particulièrement utile pour les conférences ou les lieux où certains emplacements sont préférés à d'autres.
CozyCal peut-il orienter les réservations vers différents membres de l'équipe en fonction de la région ou de la localisation d'un invité ?
Oui. La planification d'équipe de CozyCal prend en charge une logique de routage personnalisée, notamment par zone géographique. Une équipe commerciale organisée par territoire peut configurer CozyCal de sorte que les invités soient automatiquement mis en relation avec le représentant couvrant leur région, sans aucune affectation manuelle.
CozyCal s'intègre-t-il à Zoom pour les réunions virtuelles ?
Oui. L'intégration Zoom de CozyCal génère automatiquement un lien de réunion unique pour chaque réservation virtuelle et l'inclut dans l'e-mail de confirmation. Pour les équipes qui combinent réunions en présentiel et virtuelles, CozyCal gère les deux au sein d'une même configuration.