The Emery Law Firm est un cabinet d'avocats spécialisé en droit de la famille et en planification successorale, basé à St. Louis, qui se concentre sur l'aide aux clients dans les procédures de divorce, les questions de garde d'enfants, et l'aide aux familles pour planifier l'avenir grâce à des testaments, des fiducies et d'autres outils de planification successorale. Jessica axe sa pratique sur le divorce collaboratif et à l'amiable, ainsi que sur la planification successorale pour les familles avec de jeunes enfants. Elle est passionnée par l'aide qu'elle apporte à ses clients pour qu'ils mènent une vie plus sereine et protègent les enfants qu'ils aiment. Jessica intègre CozyCal à Clio, le logiciel de gestion du cabinet, afin de rationaliser le processus de planification du cabinet et de gagner du temps.

Avant CozyCal ​

Avant CozyCal, Jessica et son équipe avaient du mal à trouver un moyen simple de planifier les rendez-vous du cabinet.

« Notre principal point de douleur en tant que cabinet de droit de la famille très actif était de s'assurer que les clients et les nouveaux clients potentiels aient un accès rapide à leurs avocats, sans pour autant épuiser le temps du personnel à gérer les rendez-vous et à suivre des règles de calendrier complexes pour différents avocats. Nous avons également un service de réponse téléphonique dans un fuseau horaire différent, qui ne pouvait pas utiliser notre calendrier Clio car celui-ci ne permettait pas les préférences de fuseau horaire sans une solution de contournement défectueuse. En résumé, nous avions besoin d'un moyen simple de prendre des rendez-vous. »

Après CozyCal ​

Jessica a trouvé CozyCal facile à utiliser et a constaté un gain de temps pour son équipe.

« CozyCal était incroyablement facile à configurer, même avec toutes nos règles, et il s'intègre parfaitement à notre logiciel de gestion de cabinet (Clio). Il est tout aussi facile à utiliser pour les clients et les nouveaux clients potentiels, et les rendez-vous sont désormais pris sans effort. Il gère même les e-mails et les SMS de rappel, ce qui réduit la charge de travail du personnel et nous permet de nous concentrer sur ce que nous faisons le mieux — aider nos clients. »

Comment vous et votre équipe utilisez-vous CozyCal dans vos flux de travail ?

« CozyCal s'intègre bien aux flux de travail existants du cabinet et a contribué à créer un processus de planification efficace. »

« CozyCal est intégré sur notre site web pour permettre aux nouveaux clients potentiels de réserver un moment pour parler avec un avocat. Un court formulaire d'admission est joint afin que nous disposions des informations de base dont nous avons besoin avant leur arrivée. Notre service de réponse téléphonique dispose également du lien vers la page de réservation et peut prendre des rendez-vous et effectuer un court entretien d'admission sans interrompre les avocats lorsque quelqu'un appelle.

« Tout ce qui est réservé sur CozyCal est ajouté à notre calendrier principal du cabinet via l'intégration Clio. Les clients reçoivent des e-mails et des SMS de rappel, ce qui réduit les absences. Les avocats utilisent également un lien d'événement privé pour envoyer aux clients existants la possibilité de planifier un rappel et éviter ainsi les échanges téléphoniques incessants et la frustration. Google Analytics est également installé afin que nous puissions suivre les nouveaux prospects issus de diverses campagnes marketing. »

Jessica choisit CozyCal plutôt que d'autres alternatives pour son prix compétitif et son excellent rapport qualité-prix.

« CozyCal a définitivement rationalisé notre processus d'admission et simplifié la formation de toute personne cherchant à prendre des rendez-vous avec des avocats. Il s'intègre parfaitement à notre logiciel de gestion de cabinet, ce qui est inestimable. »

« Nous avions besoin d'un calendrier que notre service de réponse téléphonique pouvait utiliser pour prendre des rendez-vous, entièrement connecté à notre calendrier Clio. CozyCal était répertorié comme s'intégrant à Clio, alors j'ai décidé de l'essayer. J'avais eu de mauvaises expériences auparavant avec d'autres plateformes de calendrier qui étaient défectueuses ou manquaient de fonctionnalités clés, donc j'étais sceptique. Cependant, j'ai pu configurer et personnaliser mon calendrier en littéralement quelques minutes, et l'intégrer pleinement à mes opérations existantes sans le moindre accroc. Le prix est compétitif, et le rapport qualité-prix est excellent. Il s'autofinance grâce aux économies de temps réalisées. »

Jessica est convaincue que CozyCal est un outil utile pour rationaliser la planification des rendez-vous dans les cabinets d'avocats.

« Je recommanderais absolument CozyCal car il est bien conçu et facile à utiliser, tant pour le personnel que pour les clients. »