Avez-vous déjà imaginé apprendre à manier une épée médiévale et à vous battre comme un véritable chevalier après avoir regardé Game of Thrones ? Nous y avons certainement pensé. Au-delà du style que cela confère, vous apprenez la discipline et l'histoire d'un art ancestral.

Broken Plow est un programme d'arts martiaux occidentaux géré par Pittsburgh Sword Fighters. Le programme est spécialisé dans l'entraînement aux armes sans armure et au combat à mains nues.

Sept jours sur sept, Broken Plow enseigne différents niveaux de pratique de l'épée longue allemande, du rapier et de la dague, ainsi que du Kendo et des bases de l'autodéfense. Le programme compte plus de 100 membres et continue d'attirer de nouvelles personnes intéressées par les arts martiaux occidentaux.

Suzanne est la Den Mother officielle de Pittsburgh Sword Fighters. Depuis un certain temps, elle cherchait un logiciel de planification simple d'utilisation et abordable pour optimiser les réservations de cours de Broken Plow.

Désormais, Suzanne et l'équipe de Broken Plow utilisent CozyCal et l'intégration Airtable de CozyCal pour gérer les réservations de cours et suivre les présences des membres.

Avant CozyCal ​

En tant que Den Mother officielle de Pittsburgh Sword Fighters, Suzanne gère à la fois les opérations front-end et back-end de cette salle de sport d'arts martiaux très fréquentée. La planification des cours est l'un des flux de travail les plus importants pour la salle. Cependant, avant de découvrir CozyCal, Suzanne n'était pas satisfaite du logiciel de gestion de salle tout-en-un qu'ils utilisaient.

Suzanne : « Même avec une large base d'élèves, nous avons trouvé ces solutions tout-en-un pour salles de sport lourdes, encombrantes et coûteuses. Il fallait des heures pour transmettre des informations de base au propriétaire et aux responsables. »

Mais le problème le plus préoccupant avec ce logiciel de planification tout-en-un était son manque de fiabilité, qui perturbait le fonctionnement de la salle et faisait perdre du temps à tout le monde.

Suzanne : « Il y avait toujours quelque chose qui ne fonctionnait pas. Il y avait toujours une publication sur la page interne du groupe signalant un problème avec le logiciel, et tout le monde devait désinstaller et réinstaller l'application sur son téléphone. »

Lassée par cet outil de planification coûteux et peu fiable, Suzanne a commencé à chercher une solution simple qui répondrait à ses besoins.

Suzanne : « Nous cherchions simplement quelque chose qui fonctionnait et qui était abordable. Je voulais quelque chose qui puisse s'intégrer au site web pour que nos élèves aient un seul endroit où aller pour tout faire. »

Après CozyCal ​

Suzanne a découvert CozyCal via le répertoire de plugins Wordpress. Après avoir échangé avec nous et configuré la page de réservation pour le programme Broken Plow, Suzanne apprécie la façon dont CozyCal résout les problèmes de planification de la salle en offrant une solution simple et abordable.

Suzanne : « Premièrement, une excellente intégration au site web. Nous avons même terminé la configuration en avance sur le calendrier et en dessous du budget prévu. Qui n'a pas besoin de plus de temps dans sa journée ? De plus, nous économisons 100 $ par mois au total. C'est de l'argent que nous pouvons réinvestir dans le club pour du matériel, de nouveaux cours et des événements. »

Avec une grande salle de plus de 100 élèves, il est essentiel que CozyCal s'intègre rapidement et sans accroc aux flux de travail de la salle afin de ne pas perturber la planification des cours. Suzanne constate que CozyCal s'intègre très facilement à ses flux de travail existants. Grâce aux intégrations de CozyCal avec des applications tierces, Suzanne connecte CozyCal à Airtable pour collecter les informations des élèves et suivre les présences.

Suzanne : « Tous nos cours sont configurés dans CozyCal pour la planification. Comme nous utilisons Airtable comme hub central, nous pouvons connecter CozyCal et Airtable via Zapier, et la gestion des présences est bien plus simple et facile. Nous avons toutes les informations dont nous avons besoin en un seul coup d'œil. »

Il existe de nombreux outils de planification sur le marché, mais Suzanne est convaincue que CozyCal est la solution idéale pour optimiser la planification des cours du programme Broken Plow.

Suzanne : « La simplicité ! Oh... et CozyCal fonctionne tout simplement. Nous avons eu un seul problème en 4 mois, contre un problème par mois auparavant. Des élèves sont même venus me dire à quel point le nouveau système est plus facile et plus intuitif. »

Au cours des 4 derniers mois, CozyCal a aidé Suzanne à gagner du temps et à réduire les coûts administratifs, lui permettant de concentrer son temps et ses ressources sur des tâches plus importantes.

Suzanne : « Nous fonctionnons à quasi-pleine capacité pour chaque cours d'épée longue. Depuis que nous utilisons CozyCal, je produis mes rapports mensuels en moins d'une heure en moyenne, au lieu de 4 à 5 heures. Nous avons réduit nos coûts administratifs de plus de 20 % au total. »