Relational Estate & Elder Law aide les résidents de Winchester, du nord de la Virginie et de la vallée de Shenandoah à planifier leur avenir grâce à des services de planification successorale, de droit des personnes âgées et d'administration de successions. Dirigé par Joshua E. Hummer, Esq., le cabinet opère depuis des bureaux à Winchester et Ashburn, en Virginie. Les nouveaux clients commencent par un appel d'introduction mené par Samantha Vandeberg, responsable de l'équipe d'accueil, qui recueille des informations sur leurs actifs, leurs relations et leurs besoins en matière de planification successorale avant de les programmer pour une consultation avec un avocat.

Avant CozyCal ​

Avec une équipe en pleine croissance et deux sites, la gestion des rendez-vous chez Relational Estate & Elder Law était difficile à gérer à grande échelle. Le cabinet traite un large éventail de types de rendez-vous, des consultations initiales de planification successorale aux séances payantes, en passant par les signatures de documents et les réunions de droit des personnes âgées. Coordonner les disponibilités des membres du personnel tout en offrant aux clients une méthode de prise de rendez-vous simple représentait un défi permanent.

« Mes appels d'introduction sont l'occasion d'apprendre ce dont chaque client a réellement besoin. Je pose des questions sur leur famille, leurs actifs, leurs préoccupations. La dernière chose que je souhaite, c'est que la prise de rendez-vous vienne entraver ce processus. »

Après CozyCal ​

Depuis décembre 2021, le cabinet utilise CozyCal pour gérer la planification de l'ensemble de sa pratique. Aujourd'hui, ils gèrent 11 pages de réservation distinctes, chacune configurée pour un type de rendez-vous spécifique. Samantha utilise la page Appel d'introduction à la planification successorale pour organiser ses premières conversations avec les nouveaux clients, puis les programme pour le suivi approprié : une consultation en planification successorale, une consultation en droit des personnes âgées ou un appel de découverte pour l'administration de succession, selon leurs besoins. Les autres types de réservation couvrent tout, des consultations payantes et signatures de documents aux appels de financement de fiducies et aux réunions de tutelle.

Avec neuf membres d'équipe en planification partagée, les collaborateurs qui gèrent les rendez-vous clients maintiennent chacun leur propre calendrier et leurs disponibilités. L'intégration avec Clio Manage connecte CozyCal directement à leur système de gestion de cabinet juridique, synchronisant automatiquement les événements planifiés et les nouveaux contacts dans la base de données de Clio, ce qui élimine la saisie manuelle de données entre la planification et la gestion des dossiers.

Lorsque le cabinet a récemment décidé de migrer de Zoom vers Microsoft Teams pour ses réunions virtuelles, Samantha a soumis une demande de fonctionnalité pour une intégration Teams. CozyCal a livré l'intégration en quelques jours.

« Je tenais à vous remercier personnellement pour le travail que vous avez tous accompli. Il est rare qu'une demande soit prise en compte par la plupart des entreprises, et votre rapidité à intégrer Teams est vraiment appréciée. Cela reflète les valeurs qui se cachent derrière le produit ! Cette attention portée au service client n'est pas passée inaperçue. Veuillez transmettre notre gratitude à toute votre équipe ! »

Après plus de quatre ans en tant que client de CozyCal, le cabinet continue d'élargir son utilisation de la plateforme, en ajoutant de nouveaux types de réservation et de nouveaux membres d'équipe au fur et à mesure que la pratique se développe.