Planifier des événements avec plusieurs participants

Ce guide explique comment configurer des événements de groupe, tels que des ateliers, des webinaires ou des visites, permettant à plusieurs participants de réserver un même créneau horaire.

Vous pouvez contrôler le nombre maximum de participants par créneau horaire et par réservation, offrant ainsi de la flexibilité pour des événements comme des visites à vélo ou des réservations en famille.

Instructions étape par étape ​

1. Sur la page de réservation principale, sélectionnez le type d'événement que vous souhaitez configurer.

2. Cliquez sur le bouton Paramètres de disponibilité pour le type d'événement sélectionné. Sous Options de planification, cliquez sur la fenêtre de paramètres.

3. Repérez le menu déroulant Nombre maximum de participants autorisés par créneau.

   • Sélectionnez le nombre maximum de participants autorisés pour le créneau (jusqu'à 500 participants). Lorsque ce paramètre est défini, chaque créneau ne peut être réservé que par un seul participant à la fois. Exemple : Pour une visite à vélo, si le Nombre maximum de participants autorisés par créneau est défini à 20, cela signifie que la capacité totale de la visite est de 20 participants dans ce cas.
   • Remarque : Ce paramètre maintient le créneau ouvert jusqu'à ce que la limite spécifiée soit atteinte. Pour les événements en tête-à-tête, laissez la valeur par défaut de 1 participant afin d'éviter les doubles réservations.

   Important : Ce paramètre s'applique aux événements nouveaux et existants. Les participants déjà inscrits ne seront pas supprimés si la limite est modifiée.

4. Si vous souhaitez permettre à un seul participant de réserver pour plusieurs personnes (par exemple, un membre de la famille réservant pour un groupe de 4), cliquez sur le menu déroulant Nombre maximum de participants par réservation.

   • Définissez la taille de groupe souhaitée pour une seule réservation. Exemple : Pour une visite à vélo, si le Nombre maximum de participants par réservation est défini à 5, cela limite le nombre de personnes pour lesquelles une seule personne peut réserver — dans ce cas, une famille de 5. Plusieurs réservations peuvent remplir le créneau jusqu'à atteindre la limite de 20 participants.

5. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour ce service, ou cliquez sur Enregistrer et copier pour dupliquer ce même paramètre vers d'autres types de services.

   

6. Sur le calendrier, vous verrez le menu déroulant permettant aux participants de sélectionner le nombre de personnes qu'ils souhaitent inscrire à l'événement.

1. Une fois qu'ils ont sélectionné un créneau horaire, ils accèdent au formulaire d'inscription. Le participant réservant devra renseigner le nom complet et l'adresse e-mail de chaque participant. Chaque participant recevra des notifications par e-mail automatiques concernant l'événement réservé.

   

Si vous facturez des frais pour l'événement, vous serez payé en fonction du nombre de participants réservés. Par exemple, une famille de 3 personnes réservant une visite à vélo donnera lieu à un paiement pour les 3 participants.

Vous pouvez regarder la vidéo tutorielle ci-dessous pour des instructions détaillées :

Regarder le tutoriel sur Loom

Remarques supplémentaires ​

Gestion individuelle des participants

Chaque participant d'une réservation de groupe est suivi séparément avec :

• Coordonnées et réponses au formulaire d'inscription
• Statut de paiement et reçus
• Notifications de confirmation et de rappel
• Possibilité d'annuler ou de replanifier de manière indépendante

Utilisation intelligente des forfaits

Lors de l'utilisation de forfaits de services :

• Les participants peuvent choisir d'utiliser des crédits de forfait ou de payer directement.
• Les soldes de forfait sont automatiquement suivis par participant.
• Les remboursements et annulations restituent les crédits de forfait de manière appropriée.

Tarification transparente

Chaque participant voit clairement ses frais individuels, notamment :

• Le prix de base de l'événement
• Les options supplémentaires sélectionnées
• Les remises de forfait appliquées
• Les reçus de paiement individuels