COVID-19 drastiškai pakeitė daugelio mūsų verslo valdymo būdus. Per trumpą kelių mėnesių laikotarpį nuotolinis darbas įvairių pramonės šakų įmonėse tampa nauju darbo modeliu.
Gydytojai priima pacientus internetu per telemedicinos platformas. Advokatų kontoros konsultuoja klientus per virtualius susitikimus. Mokytojai dėsto studentams per Zoom skambučius.
Atrodo, kad per naktį ši pandemija paskatino verslo operacijų perkėlimą iš neprisijungusios aplinkos į internetą.
Kai internetiniai susitikimai tampa neatsiejama verslo kasdienės veiklos dalimi, svarbu žinoti, kaip efektyviai vesti virtualų susitikimą. Galite paklausti, ką gi reikia žinoti apie virtualių susitikimų vedimą? Tiesiog paleiskite Zoom susitikimą ir pradėkite.
Na, yra daugiau nei atrodo. Sėkmingam virtualaus susitikimo vedimui reikia daug ingredientų. Tai apima tinkamo planavimo įrankio pasirinkimą, tinkamiausios vaizdo konferencijų platformos radimą, virtualaus susitikimo tempo ir darbotvarkės nustatymą bei virtualių susitikimų etiketo išmokimą. Pasinerkime į kiekvieną aspektą ir sužinokime, kaip optimizuoti virtualių susitikimų vedimą.
Tinkamų įrankių virtualiniams susitikimams radimas
Kalbant apie virtualius susitikimus, yra du nepakeičiami įrankiai. Vienas – patikima vaizdo konferencijų platforma susitikimams vesti. Kitas – planavimo priemonė, leidžianti jums ir jūsų svečiams lengvai rezervuoti susitikimus.
Vaizdo konferencijų įrankis
Norint sužinoti, kurie įrankiai geriausiai jums tinka, svarbu suprasti savo poreikius. Jei sprendžiate, kuris vaizdo konferencijų įrankis yra tinkamas jums, galite savęs paklausti: ar organizuojate didelius grupinius webinarus ar seminarus? Tada Zoom gali būti tinkamas įrankis jums. Ar organizuojate tik vieną su vienu susitikimus su klientais? Whereby gali būti geresnis pasirinkimas, nes nereikalauja, kad vartotojai atsisiųstų jokių programėlių. Jei esate aktyvus Google vartotojas, Google Hangouts gali būti geriausias pasirinkimas, nes tiesiogiai integruojasi su kitomis Google programomis.
Susitikimų planavimo įrankis
Be patikimos vaizdo konferencijų platformos radimo, taip pat norėsite turėti planavimo įrankį, kuris automatizuoja planavimo procesą ir taupo jūsų laiką. Renkantis tinkamą planavimo programinę įrangą savo verslui, verta paklausti, ar šis įrankis:
- integruojasi su mano pasirinkta vaizdo konferencijų priemone?
- automatiškai konvertuoja laiko juostas, jei jūs ir jūsų svečiai esate skirtinguose regionuose?
- leidžia rankiniu būdu priimti ir atmesti renginių prašymus?
- automatizuoja mokėjimų surinkimą už virtualias sesijas?
CozyCal buvo sukurtas atsižvelgiant į nuotolinius susitikimus. Net jei anksčiau naudojote CozyCal tik asmeninių susitikimų planavimui, jis turi funkcijų, padedančių perkelti susitikimus iš neprisijungusios aplinkos į internetą.
Tiesioginė Zoom ir Google Hangouts integracija
Per CozyCal galite tiesiogiai integruotis su Zoom ir Google Hangouts planavimui. Priklausomai nuo pasirinktos vaizdo konferencijų platformos, kai svečias rezervuoja susitikimą su jumis, unikali susitikimo nuoroda automatiškai sugeneruojama ir dalijamasi su jūsų svečiais per kalendoriaus įvykį ir el. pašto pranešimus. Jums nereikia jaudintis dėl nuorodos siuntimo atskirai rezervuotiems svečiams. Tiesioginės integracijos padaro virtualių susitikimų planavimą lengvesnį ir greitesnį.
Automatinis laiko juostos aptikimas ir konvertavimas
Jei jūsų potencialūs klientai ar esami klientai yra kitoje laiko juostoje nei jūs, CozyCal automatiškai aptinka laiko juostų skirtumus ir rodo jūsų laisvą laiką svečio laiko juostoje. Tai pašalina jūsų svečiams rūpestį dėl rankinio laiko juostų konvertavimo.
Renginių prašymų priėmimas arba atmetimas rankiniu būdu
Svarbu įsitikinti, kad susitikimus rezervuoja tinkami žmonės. Kai jūsų kalendorius rodomas viešai, gali atsirasti šlamšto arba atsitiktinių rezervacijų. Norint išspręsti šią problemą, CozyCal renginių prašymo funkcija leidžia rankiniu būdu priimti arba atmesti laukiantį susitikimą. Kai svečias pasirenka laiką, datą ir užpildo registracijos anketą, iš karto gausite renginių prašymo pranešimo el. laišką. Peržiūrėję svečio informaciją, galite nuspręsti, ar tai kvalifikuotas potencialus klientas.
Mokėjimų surinkimas už virtualias sesijas
Jei imsite mokestį už virtualias sesijas, CozyCal Stripe integracija automatizuoja mokėjimų surinkimo procesą. Kai tik Stripe yra prijungtas, galite aiškiai nurodyti renginių tipų kainas rezervavimo puslapyje pageidaujama valiuta. Svečiai turės atlikti mokėjimą pirmiausia, prieš galėdami užsitikrinti virtualaus susitikimo laiko tarpą.
Veskite susitikimus pasiruošę
Nesvarbu, ar organizuojate konsultacinį susitikimą, grupinį webinarą, kūno rengybos treniruočių sesiją ar konferenciją, svarbu iš anksto pasiruošti.
Išbandykite technologiją
Prieš prasidedant susitikimui, visada yra gera idėja paleisti virtualią patalpą kelias minutes anksčiau, kad įsitikintumėte, jog vaizdo įrašas, garsas ir ekrano bendrinimas veikia tinkamai. Nenorite vėluoti į suplanuotą susitikimą dėl techninių sunkumų, ypač kai esate susitikimo vedėjas. Taip pat svarbu informuoti svečius, kokią vaizdo konferencijų priemonę naudojate. CozyCal, jei naudojate Zoom integraciją, unikaliai sugeneruota Zoom susitikimo nuoroda dalijamasi su jūsų suplanuotais svečiais, kad jie galėtų iš anksto atsisiųsti Zoom programėlę.
Patikrinkite savo išvaizdą ir foną
Gerai atrodyti virtualiame susitikime gali būti svarbiau, nei manote. Jei organizuojate susitikimą su naujais potencialiais klientais ar esamais klientais, norėsite apsirengti reprezentatyviai ir profesionaliai. (Tačiau jei nepristatote stovėdami, pasilikti pižamos kelnėse gali būti priimtina.) Yra daug patarimų, kaip atrodyti geriausiai vaizdo skambučiuose, įskaitant apšvietimą, nukreiptą į veidą, žemų kampų vengimą ir sveikos odos išvaizdos palaikymą. Paprastas fonas be išsiblaškymo ir triukšmo geriausiai padeda nukreipti kitų dėmesį tik į jus susitikimo metu.
Nustatykite susitikimo darbotvarkę
Susitikimo darbotvarkės nustatymas yra būtinas norint maksimaliai padidinti susitikimo efektyvumą. Išdėstykite pagrindinius tikslus, susitikimo struktūrą ir veiksmus, kuriuos apims susitikimas. Turėti tvirtą darbotvarkę ypač svarbu dideliems grupiniams susitikimams ar konferencijoms, nes reikės palengvinti bendravimą su keliais dalyviais. Darbotvarkė padės susitikimo dalyviams suprasti, ko tikėtis, kad jie galėtų atvykti pasiruošę su klausimais apie jūsų produktus ar paslaugų pasiūlymus.
Virtualių susitikimų etiketas
Nors virtualūs susitikimai laikosi panašaus etiketo kaip ir asmeniniai susitikimai, yra keletas papildomų patarimų, kurie gali padėti vesti geresnius virtualius susitikimus.
- Pradėkite susitikimą mini ledlaužiu, kad sušildytumėte atmosferą ir visi jaustųsi patogiau
- Užmegzkite virtualų ‘akių kontaktą" žiūrėdami į kamerą, kai kalbate. Tai padeda įtraukti žmones ir skatina aktyvų klausymąsi. Šis patarimas dažnai pamirštamas, nes lengva žiūrinėti į aplinką, kai kiti susitikimo dalyviai nėra fiziškai toje pačioje erdvėje kaip jūs. Aš prie kompiuterio kameros priklijuoju lipduką, kad primintų man žiūrėti į ją kalbant, ir šypsausi 😃
- Išjunkite arba nutildykite pranešimus tiek kompiuteryje, tiek telefone.
- Jei aplink jus yra foninių triukšmų, nutildykite save, jei nekalbate.
- Uždarykite nenaudojamus skirtukus ir programas, kurios gali trukdyti susitikimui. Juk nenorite, kad demonstracinės sesijos viduryje staiga pasigirstų YouTube vaizdo įrašas su naujausiais Drake hitais.
- Jei planuojate dalytis ekranu, iš anksto paruoškite atitinkamus dokumentus ar failus pristatymui.
Susitikimų tęsinys
Kai virtualus susitikimas baigiasi, gali reikėti toliau palaikyti ryšį, priklausomai nuo konteksto. Nesvarbu, ar tai yra kito periodinio internetinio susitikimo su klientais planavimas, naujų potencialių klientų prašymas pateikti atsiliepimus ar susitikimo įrašo dalijimasis su dalyviais, tolesnis bendravimas yra svarbus žingsnis, siekiant išlaikyti kitų įsitraukimą. Galite atsakyti į klausimus, kurių nespėjote aptarti susitikimo metu, ir taip pat sužinoti papildomos informacijos iš tolesnio bendravimo.
Šiuo neįprastu laiku, kai asmeniniai susitikimai gali nevykti ilgą laiką, įmonės turi prisitaikyti prie naujų pokyčių naudodamos technologijas, kad veiktų ir bendrautų efektyviau. Galbūt esate naujas internetinių susitikimų vedėjas. Tačiau vadovaudamiesi aukščiau pateiktu vadovu, galite supaprastinti virtualių susitikimų vedimo procesą ir juos vesti sklandžiai.