Online aanwezigheid wordt steeds belangrijker voor advocatenkantoren. Het is cruciaal om het voor cliënten en potentiële leads toegankelijk en eenvoudig te maken om afspraken te plannen via uw website.
Mogelijk heeft u receptionisten of virtuele assistenten in dienst genomen om inkomende telefoontjes aan te nemen en afspraken met cliënten te plannen. Het heen en weer bellen en e-mailen om een tijdstip te vinden dat voor beide partijen werkt, is echter tijdrovend en inefficiënt.
Uw cliënt: "Is de heer Wright volgende dinsdag om 15:00 uur vrij voor een korte vervolgconsultatie?"
Uw receptionist: "Dat komt hem niet uit. Wat dacht u van donderdag om 11:00 uur?"
Uw cliënt: "Ik moet u daar later over terugbellen. Ik bel u straks opnieuw om een tijd in te plannen..."
Eindeloos e-mailen is vooral contraproductief als u een solopreneur-advocaat bent die het kantoor zelfstandig beheert. U wilt uw kostbare tijd niet verspillen aan het jongleren met tijdslots. Uw cliënten helpen is de hoogste prioriteit.
Leg leads vast rechtstreeks op de website van uw kantoor
Om leads vast te leggen en cliëntconversie te verhogen, kunt u CozyCal installeren op uw website en een boekingspagina aanpassen die aansluit bij de huisstijl van uw advocatenkantoor.
Als het gaat om het creëren van een naadloze planningservaring, is het belangrijk om een boekingspagina te maken die er professioneel en overzichtelijk uitziet, en die de huisstijl van uw kantoor laat uitkomen. U kunt een voorbeeldboekingspagina bekijken door hier te klikken.
De boekingspagina toont uw juridische dienstaanbod en beschikbaarheid. U kunt verschillende soorten afspraken aanmaken, zoals eerste consultaties en vergaderingen met bestaande cliënten. Voor elk type vergadering kunt u verschillende afspraaklengtes en beschikbaarheidsvensters instellen. Dit maakt het voor leads en cliënten eenvoudig om op elk gewenst moment en vanaf elk mobiel apparaat een afspraak met u te plannen. Het bespaart tijd voor zowel u als uw cliënten.
Deel de link naar de boekingspagina met uw cliënten
Naast het toevoegen van de boekingspagina op uw website, kunt u de URL van uw boekingspagina rechtstreeks met uw cliënten delen via een sms-bericht, e-mail of e-mailhandtekening. Het is een eenvoudige en snelle manier om vergaderingen in te plannen.
Clio-integratie voor gestroomlijnde planning
Vier maanden geleden lanceerden we de CozyCal-integratie met Clio, de toonaangevende software voor praktijkbeheer, klantrelatiebeheer (CRM) en cliëntintake voor juridische professionals.
Ons doel is eenvoudig. Een elegante, wendbare en betrouwbare afspraakplanning bieden aan advocatenkantoren van alle groottes die Clio gebruiken.
CozyCal synchroniseert met de agenda van Clio
Geplande of geannuleerde afspraken op CozyCal (geïntegreerd met een Google-agenda) worden automatisch gesynchroniseerd met de agenda van Clio om ervoor te zorgen dat de beschikbaarheid in realtime wordt weergegeven. U wordt onmiddellijk via e-mail op de hoogte gesteld van geplande of geannuleerde afspraken.
Informatie uit het intakeformulier wordt naar de gebeurtenisbeschrijving van Clio gestuurd
Op het intakeformulier van uw boekingspagina kunt u vragen aanmaken om informatie te verzamelen van nieuwe leads of bestaande cliënten. Informatie die via het intakeformulier is verzameld, wordt naar het beschrijvingsveld van Clio's agenda-evenement gestuurd, waar u eenvoudig en overzichtelijk de details van geplande evenementen kunt bekijken.
Nieuwe contacten worden automatisch aangemaakt in Clio
Wanneer een nieuwe gast een afspraak plant via uw boekingspagina, worden de naam en het e-mailadres van de gast automatisch aangemaakt in de contactendatabase van Clio. U kunt eenvoudig contacten en boekingsgeschiedenis bijhouden in de cliëntendatabase van CozyCal.
Pas e-mailmeldingen aan
U kunt eenvoudig bevestigings- en herinnerings-e-mailmeldingen aanpassen, die automatisch naar gasten worden gestuurd bij het plannen van een afspraak. Elke keer dat u een afspraak verzet of annuleert, worden er e-mails naar de gasten gestuurd.
Teamplanning die de beschikbaarheid van elke advocaat toont
Als er meerdere advocaten in uw team zijn, kunt u hen uitnodigen om deel te nemen aan de teamboekingspagina van het kantoor. Elk CozyCal-account is gekoppeld aan één Clio-agenda, zodat de advocaat volledige controle heeft over het instellen van zijn beschikbaarheid en het aanpassen van de e-mailmeldingen.
Cliënten kunnen vergaderingen plannen met een voorkeursadvocaat of met een willekeurige advocaat in het team. Vergaderingen worden automatisch toegewezen aan het teamlid dat beschikbaar is voor het gekozen tijdslot. Alle geplande evenementen en contactgegevens worden gesynchroniseerd met één Clio-account.
Integraties die aansluiten op uw bestaande werkstromen
Naast de Clio-integratie kunt u verbinding maken met Stripe om betalingen te innen, integreren met Zapier om werkstromen te automatiseren, automatisch Google Hangouts-vergaderlinks genereren en boekingssessies bijhouden via Google Analytics. De integratiemogelijkheden van CozyCal zorgen ervoor dat het planningsproces verbonden is met uw bestaande werkstromen, zodat u meer klanten kunt werven en betrekken.
Online planning wordt steeds belangrijker voor advocatenkantoren, zeker nu meer mensen online zaken doen. Door de planning te automatiseren, verlicht dit niet alleen de last van het heen en weer bellen en e-mailen voor u, maar stelt het uw cliënten ook in staat om zelf te bepalen wanneer en hoe ze contact willen opnemen met hun advocaat.
CozyCal bespaart uw cliënten het bellen om een afspraak te plannen. Nog belangrijker is dat u met geautomatiseerde planning uw taken als praktiserend advocaat kunt uitvoeren en de efficiëntie van de bedrijfsvoering kunt verhogen.
👉U kunt zich aanmelden voor een gratis proefperiode van CozyCal en het zelf uitproberen.
Als u een diepgaander beeld wilt krijgen van hoe CozyCal de planning voor uw advocatenkantoor kan stroomlijnen, kunt u een demosessie plannen met ons of op elk moment met ons chatten door op de bel rechtsonder op onze website te klikken.