COVID-19 heeft de manier waarop velen van ons onze bedrijven runnen drastisch veranderd. In de korte periode van een paar maanden wordt thuiswerken door bedrijven in allerlei sectoren omarmd als de nieuwe werkmodus.
Artsen zien patiënten online via telezorg. Advocatenkantoren consulteren cliënten via virtuele vergaderingen. Leraren geven les aan studenten via Zoom-gesprekken.
Het lijkt erop dat deze pandemie van de ene op de andere dag de overgang van offline naar online bedrijfsvoering heeft versneld.
Nu online vergaderingen een integraal onderdeel vormen van de dagelijkse workflow van een bedrijf, is het belangrijk te weten hoe je een virtuele vergadering efficiënt kunt leiden. Je vraagt je misschien af wat er te weten valt over het leiden van een virtuele vergadering? Je opent toch gewoon een Zoom-vergadering en begint.
Toch is er meer aan de hand. Er zijn veel ingrediënten die bijdragen aan het succesvol leiden van een virtuele vergadering. Het gaat van het kiezen van de juiste planningssoftware en het vinden van het meest geschikte videovergaderplatform, tot het bepalen van het tempo en de agenda van een virtuele vergadering en het leren van de bijbehorende etiquette. Laten we elk aspect bekijken en ontdekken hoe je je virtuele vergaderingen kunt optimaliseren.
De juiste tools vinden voor je virtuele vergaderingen
Als het gaat om virtuele vergaderingen, zijn er twee tools onmisbaar. Eén tool is een betrouwbaar videovergaderplatform voor het houden van vergaderingen. De andere tool is een planningssoftware waarmee jij en je gasten eenvoudig vergaderingen kunnen boeken.
Videovergadertool
Om te ontdekken welke tools het beste bij je passen, is het belangrijk te begrijpen wat je behoeften zijn. Als je beslist welke videovergadertool de juiste voor jou is, wil je jezelf misschien het volgende afvragen: Organiseer je grote groepswebinars of workshops? Dan is Zoom misschien de juiste tool voor jou. Organiseer je alleen één-op-één vergaderingen met cliënten? Whereby is misschien een betere optie, omdat gebruikers geen apps hoeven te downloaden. Als je een intensieve Google-gebruiker bent, is Google Hangouts mogelijk de beste keuze, omdat het direct integreert met andere Google-apps.
Afspraakinplanningssoftware
Naast het vinden van een betrouwbaar videovergaderplatform, wil je ook een planningssoftware die het planningsproces automatiseert en je tijd bespaart. Bij het selecteren van de juiste planningssoftware voor jouw bedrijf vraag je je wellicht af of deze tool:
- integreert met de videovergadertool die ik heb gekozen?
- automatische tijdzoneconversie verwerkt als jij en je gasten zich in verschillende regio's bevinden?
- handmatig evenementverzoeken accepteert en weigert?
- de betalingsinning voor virtuele sessies automatiseert?
CozyCal is ontwikkeld met externe vergaderingen in gedachten. Zelfs als je CozyCal tot nu toe alleen hebt gebruikt voor het inplannen van persoonlijke vergaderingen, is het uitgerust met functies om je te helpen vergaderingen van offline naar online over te zetten.
Directe integratie met Zoom en Google Hangouts
Via CozyCal kun je direct integreren met Zoom en Google Hangouts voor het inplannen van vergaderingen. Afhankelijk van het videovergaderplatform dat je kiest, wordt zodra een gast een vergadering bij je boekt automatisch een unieke vergaderlink gegenereerd en gedeeld met je gasten via een agenda-evenement en e-mailmeldingen. Je hoeft je geen zorgen te maken over het apart versturen van een link naar geboekte gasten. Directe integraties maken het inplannen van virtuele vergaderingen eenvoudiger en sneller.
Automatische tijdzonedetectie en -conversie
Als je inkomende leads of cliënten zich in een andere tijdzone bevinden dan jij, detecteert CozyCal automatisch tijdzoneverschillen en toont jouw beschikbaarheid in de tijdzone van de gast. Dit bespaart je gasten de moeite van handmatige tijdzoneconversie.
Handmatig evenementverzoeken accepteren of weigeren
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat afspraken worden gemaakt door de juiste personen. Wanneer je agenda openbaar wordt weergegeven, is het mogelijk dat er spam of willekeurige boekingen binnenkomen. Om dit probleem op te lossen, stelt de evenementverzoek-functie van CozyCal je in staat om een openstaande afspraak handmatig te accepteren of te weigeren. Nadat een gast een tijd en datum heeft geselecteerd en het intakeformulier heeft ingevuld, ontvang je direct een e-mailmelding met het evenementverzoek. Na het bekijken van de informatie van de gast kun je vervolgens beslissen of het een gekwalificeerde lead betreft.
Betalingen innen voor je virtuele sessies
Als je kosten in rekening brengt voor virtuele sessies, automatiseert de Stripe-integratie van CozyCal het betalingsinningsproces. Zodra Stripe is verbonden, kun je de prijzen van evenementtypes duidelijk vermelden op de boekingspagina in je gewenste valuta. Gasten moeten eerst betalen voordat ze een tijdslot voor de virtuele vergadering kunnen reserveren.
Vergader goed voorbereid
Of je nu een consultatievergadering, een groepswebinar, een fitnesstrainingsessie of een conferentie organiseert, het is belangrijk om je van tevoren goed voor te bereiden.
Test je technologie
Voordat de vergadering begint, is het altijd verstandig om je virtuele ruimte een paar minuten eerder te starten om te controleren of video, audio en schermdelen goed werken. Je wilt niet te laat komen voor een geplande vergadering vanwege technische problemen, zeker niet als je de host bent. Het is ook belangrijk om je gasten te informeren welke videovergadertool je gebruikt. In CozyCal wordt, als je de Zoom-integratie gebruikt, een uniek gegenereerde Zoom-vergaderlink gedeeld met je geplande gasten, zodat ze de Zoom-app van tevoren kunnen downloaden.
Controleer je uiterlijk en achtergrond
Er goed uitzien voor een virtuele vergadering is misschien belangrijker dan je denkt. Als je een vergadering houdt met nieuwe leads of cliënten, wil je je netjes en professioneel kleden. (Maar als je niet staand presenteert, is een pyjambroek misschien acceptabel.) Er zijn veel tips om er zo goed mogelijk uit te zien op videogesprekken, waaronder het richten van de verlichting op je gezicht, lage camerahoeken vermijden en je huid er gezond uit laten zien. Een eenvoudige achtergrond zonder afleidingen en geluiden werkt het beste om de aandacht van anderen volledig op jou te richten tijdens de vergadering.
Stel een vergaderagenda op
Het opstellen van een vergaderagenda is essentieel om de efficiëntie van een vergadering te maximaliseren. Bepaal de belangrijkste doelstellingen, een vergaderstructuur en actiepunten die tijdens de vergadering aan bod komen. Een solide agenda is vooral belangrijk voor grote groepsvergaderingen of conferenties, omdat je meerdere deelnemers moet begeleiden en betrekken. De agenda helpt deelnemers te begrijpen wat ze kunnen verwachten, zodat ze goed voorbereid kunnen komen met vragen over jouw producten of diensten.
Etiquette van virtuele vergaderingen
Hoewel virtuele vergaderingen vergelijkbare etiquette volgen als persoonlijke vergaderingen, zijn er enkele aanvullende tips die je kunnen helpen betere virtuele vergaderingen te leiden.
- Begin de vergadering met een mini-ijsbreker om de sfeer op te warmen en iedereen meer op zijn gemak te stellen.
- Maak virtueel 'oogcontact' door in de camera te kijken terwijl je spreekt. Dit helpt mensen te betrekken en actief luisteren te stimuleren. Deze tip wordt vaak over het hoofd gezien, omdat het makkelijk is om naar de omgeving te staren wanneer andere vergaderdeelnemers niet fysiek in dezelfde ruimte zijn. Wat ik doe, is een stickertje vlak naast de camera van mijn computer plakken om mezelf eraan te herinneren daarnaar te kijken tijdens het praten, en te glimlachen 😃
- Zet meldingen uit of op stil, zowel op je computer als op je telefoon.
- Als er achtergrondgeluiden zijn, zet jezelf dan op mute als je niet aan het woord bent.
- Sluit ongebruikte tabbladen en applicaties die de vergadering kunnen verstoren. Je wilt tenslotte niet dat er midden in een demosessie een YouTube-video opent met de nieuwste hits van Drake.
- Als je van plan bent je scherm te delen, zorg dan van tevoren dat de relevante documenten of bestanden klaarstaan voor de presentatie.
Opvolging na vergaderingen
Wanneer een virtuele vergadering eindigt, moet je mogelijk opvolging geven afhankelijk van de context. Of het nu gaat om het inplannen van de volgende online check-in vergadering met cliënten, het vragen om feedback aan nieuwe leads of het delen van de vergaderopname met deelnemers — opvolging is een belangrijke stap om anderen betrokken te houden. Je kunt vragen beantwoorden die je tijdens de vergadering niet hebt kunnen behandelen en via de vervolgcommunicatie ook aanvullende informatie ophalen.
In deze bijzondere tijd, waarin persoonlijke vergaderingen mogelijk nog lang niet mogelijk zijn, moeten bedrijven zich aanpassen aan nieuwe omstandigheden door technologie te gebruiken om efficiënter te werken en te communiceren. Misschien ben je nog nieuw in het hosten van online vergaderingen. Maar door de bovenstaande gids te volgen, kun je het proces van het leiden van virtuele vergaderingen stroomlijnen en ze soepel laten verlopen.