La présence en ligne devient plus importante que jamais pour les cabinets d'avocats. Rendre accessible et facile pour les clients et les prospects la prise de rendez-vous sur votre site web est essentiel.
Vous avez peut-être engagé des réceptionnistes ou des assistants virtuels pour répondre aux appels entrants et planifier des rendez-vous avec les clients. Cependant, les allers-retours d'appels et d'e-mails pour trouver un créneau qui convient aux deux parties sont chronophages et inefficaces.
Votre client : « M. Wright sera-t-il disponible mardi prochain à 15h pour une courte consultation de suivi ? »
Votre réceptionniste : « Cela ne lui conviendra pas. Que diriez-vous de jeudi, à 11h ? »
Votre client : « Je dois vous rappeler à ce sujet. Je vous rappellerai plus tard pour fixer un créneau... »
Ces échanges incessants d'e-mails sont particulièrement contre-productifs si vous êtes un avocat solopreneur qui gère le cabinet seul. Vous ne souhaitez pas gaspiller votre précieux temps à jongler avec les créneaux horaires. Aider vos clients est la priorité absolue.
Captez des prospects directement sur le site de votre cabinet
Pour capter des prospects et augmenter la conversion des clients, vous pouvez installer CozyCal sur votre site web et personnaliser une page de réservation aux couleurs de votre cabinet d'avocats.
Pour créer une expérience de planification fluide, il est important de concevoir une page de réservation professionnelle et épurée, qui met en valeur l'identité visuelle de votre cabinet. Vous pouvez consulter un exemple de page de réservation en cliquant ici.
La page de réservation affiche vos offres de services juridiques et vos disponibilités. Vous pouvez créer différents types de rendez-vous, tels que des consultations initiales et des réunions avec des clients existants. Pour chaque type de réunion, vous pouvez définir différentes durées et plages de disponibilité. Cela permet aux prospects et aux clients de prendre facilement rendez-vous avec vous, quand ils le souhaitent et depuis n'importe quel appareil mobile. Cela fait gagner du temps, tant pour vous que pour vos clients.
Partagez le lien de votre page de réservation avec vos clients
En plus d'ajouter la page de réservation sur votre site web, vous pouvez partager directement l'URL de votre page de réservation avec vos clients par SMS, e-mail ou signature d'e-mail. C'est un moyen simple et rapide de planifier des réunions.
Intégration avec Clio pour une planification simplifiée
Il y a quatre mois, nous avons lancé l'intégration de CozyCal avec Clio, le principal logiciel de gestion de cabinet juridique, de gestion des relations clients (CRM) et d'accueil des clients.
Notre objectif est simple : offrir un système de prise de rendez-vous élégant, agile et fiable aux cabinets d'avocats de toutes tailles qui utilisent Clio.
CozyCal se synchronise avec le calendrier de Clio
Les rendez-vous planifiés ou annulés sur CozyCal (intégré à Google Calendar) sont automatiquement synchronisés avec le calendrier de Clio pour garantir que les disponibilités en temps réel sont reflétées. Vous serez immédiatement notifié par e-mail des rendez-vous planifiés ou annulés.
Les informations du formulaire d'accueil sont envoyées dans la description de l'événement Clio
Sur le formulaire d'accueil de votre page de réservation, vous pouvez créer des questions pour collecter des informations auprès de nouveaux prospects ou de clients existants. Les informations collectées via le formulaire d'accueil sont envoyées dans la zone de description de l'événement du calendrier Clio, où vous pouvez consulter les détails des événements planifiés facilement et clairement.
Les nouveaux contacts sont automatiquement créés dans Clio
Lorsqu'un nouveau visiteur prend rendez-vous via votre page de réservation, son nom et son adresse e-mail sont automatiquement créés dans la base de données des contacts de Clio. Vous pouvez facilement suivre les contacts et l'historique des réservations dans la base de données clients de CozyCal.
Personnalisez les notifications par e-mail
Vous pouvez facilement personnaliser les e-mails de confirmation et de rappel, qui sont automatiquement envoyés aux visiteurs lors de la réservation. À chaque fois que vous reprogrammez ou annulez un rendez-vous, des e-mails sont envoyés aux visiteurs.
Planification en équipe affichant la disponibilité de chaque avocat
Si votre équipe compte plusieurs avocats, vous pouvez les inviter à rejoindre la page de réservation de l'équipe du cabinet. Chaque compte CozyCal est connecté à un calendrier Clio, ce qui permet à chaque avocat de contrôler entièrement ses disponibilités et de personnaliser les notifications par e-mail.
Les clients peuvent prendre rendez-vous avec un avocat de leur choix ou avec n'importe quel avocat de l'équipe. Les réunions sont automatiquement attribuées au membre de l'équipe disponible pour le créneau choisi. Tous les événements planifiés et les informations de contact sont synchronisés avec un seul compte Clio.
Des intégrations connectées à vos flux de travail existants
En plus de l'intégration avec Clio, vous pouvez vous connecter à Stripe pour collecter des paiements, intégrer Zapier pour automatiser les flux de travail, générer automatiquement des liens de réunion Google Hangouts et suivre les sessions de réservation via Google Analytics. Les fonctionnalités d'intégration de CozyCal permettent de connecter le processus de planification à vos flux de travail existants afin d'acquérir et d'engager davantage de clients.
La planification en ligne devient de plus en plus importante pour les cabinets d'avocats, d'autant plus que les échanges commerciaux se font de plus en plus en ligne. En automatisant la planification, vous allégez non seulement la contrainte des allers-retours d'appels et d'e-mails, mais vous permettez également à vos clients de contrôler quand et comment ils souhaitent contacter leur avocat.
CozyCal évite à vos clients d'avoir à appeler pour prendre rendez-vous. Plus important encore, grâce à la planification automatisée, vous pouvez vous consacrer pleinement à vos fonctions d'avocat en exercice et améliorer l'efficacité de votre activité.
👉 Vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit de CozyCal et l'essayer dès maintenant.
Si vous souhaitez avoir un aperçu plus approfondi de la façon dont CozyCal peut simplifier la planification pour votre cabinet d'avocats, vous pouvez planifier une session de démonstration avec nous ou discuter avec nous à tout moment en cliquant sur la bulle en bas à droite de notre site web.