La COVID-19 a radicalement changé la façon dont beaucoup d'entre nous gèrent leurs entreprises. En l'espace de quelques mois seulement, le travail à distance a été adopté comme nouvelle modalité de travail par des entreprises de toutes sortes de secteurs.
Des médecins voient leurs patients en ligne grâce à la télémédecine. Des cabinets d'avocats consultent leurs clients par le biais de réunions virtuelles. Des enseignants donnent cours à leurs élèves via Zoom.
Il semble que du jour au lendemain, cette pandémie ait catalysé la transition des activités commerciales du présentiel vers le virtuel.
Les réunions en ligne devenant partie intégrante du flux de travail quotidien des entreprises, il est important de savoir comment en organiser efficacement. Vous vous demandez peut-être ce qu'il y a à savoir sur l'organisation d'une réunion virtuelle ? Il suffit de lancer une réunion Zoom et c'est parti.
Eh bien, c'est plus complexe que ça. Il existe de nombreux ingrédients qui entrent en jeu pour organiser une réunion virtuelle avec succès. Cela va du choix du bon outil de planification à la recherche de la plateforme de vidéoconférence la plus adaptée, en passant par la définition du rythme et de l'ordre du jour de la réunion virtuelle, jusqu'à l'apprentissage de l'étiquette propre aux réunions virtuelles. Examinons chaque aspect et voyons comment optimiser l'organisation de vos réunions virtuelles.
Trouver les bons outils pour vos réunions virtuelles
En matière de réunions virtuelles, deux outils sont indispensables. L'un est une plateforme de vidéoconférence fiable pour organiser des réunions. L'autre est un outil de planification qui vous permet, à vous et à vos invités, de réserver facilement des réunions.
Outil de vidéoconférence
Pour savoir quels outils vous conviennent le mieux, il est important de comprendre vos besoins. Si vous cherchez à déterminer quel outil de vidéoconférence vous convient le mieux, vous devriez vous demander : organisez-vous de grands webinaires ou des ateliers en groupe ? Dans ce cas, Zoom pourrait être l'outil qu'il vous faut. N'organisez-vous que des réunions individuelles avec des clients ? Whereby pourrait être une meilleure option car elle ne nécessite pas que les utilisateurs téléchargent d'application. Si vous êtes un utilisateur intensif de Google, alors Google Hangouts pourrait être la meilleure option car il s'intègre directement avec les autres applications Google.
Outil de planification de rendez-vous
En plus de trouver une plateforme de vidéoconférence fiable, vous aurez également besoin d'un outil de planification qui automatise le processus de réservation et vous fait gagner du temps. Pour choisir le bon logiciel de planification pour votre entreprise, demandez-vous si cet outil :
- s'intègre avec l'outil de vidéoconférence que j'ai choisi ?
- gère la conversion automatique des fuseaux horaires si vous et vos invités êtes situés dans des régions différentes ?
- permet d'accepter et de refuser manuellement les demandes d'événements ?
- automatise la collecte des paiements pour les sessions virtuelles ?
CozyCal a été conçu en pensant aux réunions à distance. Même si vous n'avez utilisé CozyCal que pour planifier des réunions en présentiel jusqu'à présent, il est doté de fonctionnalités pour vous aider à faire la transition de vos réunions du présentiel vers le virtuel.
Intégration directe avec Zoom et Google Hangouts
Grâce à CozyCal, vous pouvez vous intégrer directement avec Zoom et Google Hangouts pour la planification. En fonction de la plateforme de vidéoconférence choisie, dès qu'un invité réserve une réunion avec vous, un lien de réunion unique est automatiquement généré et partagé avec vos invités via un événement de calendrier et des notifications par e-mail. Vous n'avez pas à vous soucier d'envoyer un lien séparément aux invités ayant réservé. Les intégrations directes rendent la planification des réunions virtuelles plus facile et plus rapide.
Détection et conversion automatiques des fuseaux horaires
Si vos prospects ou clients se trouvent dans un fuseau horaire différent du vôtre, CozyCal détecte automatiquement les différences de fuseaux horaires et affiche vos disponibilités dans le fuseau horaire de l'invité. Cela supprime la contrainte de la conversion manuelle des fuseaux horaires pour vos invités.
Accepter ou refuser manuellement les demandes d'événements
Il est important de s'assurer que les rendez-vous sont pris par les bonnes personnes. Lorsque votre calendrier est affiché publiquement, il est possible que des spams ou des réservations aléatoires arrivent. Pour remédier à ce problème, la fonctionnalité de demande d'événement de CozyCal vous permet d'accepter ou de refuser manuellement un rendez-vous en attente. Après qu'un invité a sélectionné une date et une heure et rempli le formulaire de renseignements, vous recevez immédiatement un e-mail de notification de demande d'événement. Après avoir examiné les informations de l'invité, vous pouvez alors décider s'il s'agit d'un prospect qualifié.
Collecter des paiements pour vos sessions virtuelles
Si vous facturez des frais pour des sessions virtuelles, l'intégration Stripe de CozyCal automatise le processus de collecte des paiements. Une fois Stripe connecté, vous pouvez afficher clairement les tarifs des types d'événements sur la page de réservation dans la devise de votre choix. Les invités devront effectuer leur paiement avant de pouvoir confirmer leur créneau de réunion virtuelle.
Animez vos réunions en étant bien préparé
Que vous organisiez une réunion de consultation, un webinaire de groupe, une session de coaching sportif ou une conférence, il est important d'être préparé à l'avance.
Testez votre technologie
Avant le début de la réunion, il est toujours conseillé de lancer votre salle virtuelle quelques minutes à l'avance pour vous assurer que la vidéo, l'audio et le partage d'écran fonctionnent correctement. Vous ne voulez pas arriver en retard à une réunion planifiée en raison de problèmes techniques, surtout lorsque vous en êtes l'hôte. Il est également important d'informer vos invités de l'outil de vidéoconférence que vous utilisez. Dans CozyCal, si vous utilisez l'intégration Zoom, un lien de réunion Zoom généré de manière unique est partagé avec vos invités planifiés afin qu'ils puissent télécharger l'application Zoom à l'avance.
Vérifiez votre apparence et votre arrière-plan
Soigner votre présentation pour une réunion virtuelle est peut-être plus important que vous ne le pensez. Si vous organisez une réunion avec de nouveaux prospects ou clients, habillez-vous de façon présentable et professionnelle. (Mais si vous ne vous levez pas pour présenter, garder votre pantalon de pyjama pourrait être acceptable.) Il existe de nombreux conseils pour paraître au mieux lors d'appels vidéo, notamment concentrer l'éclairage sur votre visage, éviter les angles en contre-plongée et prendre soin de votre peau. Un arrière-plan neutre, exempt de distractions et de bruits parasites, est idéal pour concentrer l'attention des autres uniquement sur vous pendant la réunion.
Définissez un ordre du jour
Établir un ordre du jour est essentiel pour maximiser l'efficacité d'une réunion. Définissez les objectifs clés, la structure de la réunion et les points d'action qui seront abordés. Avoir un ordre du jour solide est particulièrement important pour les grandes réunions de groupe ou les conférences, car vous devrez animer et interagir avec de nombreux participants. L'ordre du jour aidera les participants à savoir à quoi s'attendre, afin qu'ils puissent venir préparés avec leurs questions sur vos produits ou services.
L'étiquette des réunions virtuelles
Bien que les réunions virtuelles respectent une étiquette similaire à celle des réunions en présentiel, voici quelques conseils supplémentaires pour mieux les gérer.
- Commencez la réunion par un mini brise-glace pour détendre l'atmosphère et mettre tout le monde à l'aise
- Établissez un « contact visuel » virtuel en regardant dans la caméra lorsque vous parlez. Cela favorise l'engagement des participants et encourage l'écoute active. Ce conseil est souvent négligé car il est facile de laisser le regard vagabonder lorsque les autres participants ne sont pas physiquement présents dans la même pièce. Ce que je fais, c'est coller un autocollant juste à côté de la caméra de mon ordinateur pour me rappeler de la regarder pendant que je parle, et sourire 😃
- Désactivez ou mettez en sourdine les notifications sur votre ordinateur et votre téléphone.
- Si des bruits de fond se font entendre, coupez votre microphone lorsque vous ne parlez pas.
- Fermez les onglets et les applications inutilisés qui pourraient perturber la réunion. Après tout, vous ne voulez pas qu'une vidéo YouTube se lance en plein milieu d'une session de démonstration.
- Si vous prévoyez de partager votre écran, préparez les documents ou fichiers pertinents à présenter à l'avance.
Suivi après la réunion
Lorsqu'une réunion virtuelle se termine, il peut être nécessaire d'assurer un suivi selon le contexte. Qu'il s'agisse de planifier le prochain rendez-vous en ligne avec des clients, de solliciter des retours auprès de nouveaux prospects ou de partager l'enregistrement de la réunion avec les participants, le suivi est une étape importante pour maintenir l'engagement de chacun. Vous pourrez répondre aux questions que vous n'avez pas eu le temps d'aborder pendant la réunion, et recueillir également des informations supplémentaires grâce aux échanges de suivi.
En cette période particulière où les réunions en présentiel pourraient ne pas reprendre avant longtemps, les entreprises doivent s'adapter aux nouveaux changements en utilisant la technologie pour fonctionner et communiquer plus efficacement. Vous êtes peut-être novice dans l'organisation de réunions en ligne. Mais en suivant le guide ci-dessus, vous pouvez rationaliser le processus d'organisation des réunions virtuelles et les mener sans accroc.