Komandos prieinamumo ir planavimo srauto valdymas gali užimti daug laiko. Norint sukurti efektyvią komandos planavimo sistemą, tinkamos komandos planavimo programinės įrangos pasirinkimas gali padėti jums ir jūsų komandai sutaupyti daug laiko ir išlaidų automatizuojant procesus.
Nuo prieinamumo nurodymo ir automatinių el. pašto priminimų siuntimo iki mokėjimų už užsakytus susitikimus surinkimo – komandos planavimo programinė įranga sumažina neatvykimus, mažina komunikacijos trintį ir suteikia profesionalią vartotojo patirtį potencialiems ir esamiems klientams.
CozyCal – tai intuityvus, lankstus komandos planavimo įrankis, kuris įgalina jūsų komandą kurti pritaikytus planavimo srautus, valdyti komandos prieinamumą ir kontroliuoti, kaip jūsų komanda planuoja susitikimus, siekiant maksimaliai padidinti užsakymų skaičių – visa tai vienoje centralizuotoje vietoje.
Nesvarbu, ar esate advokatų kontora su teisininkų komanda, kuri dažnai planuoja susitikimus su klientais, ar rinkodaros agentūra su keliais konsultantais, siūlančiais strategijos sesijas potencialiems klientams – jūsų komanda gali pritaikyti planavimo srautus pagal savo poreikius.
Taigi kaip sukurti komandos planavimą CozyCal? Leiskite žingsnis po žingsnio paaiškinti sąrankos procesą.
Nuspręskite, kokią komandos planavimo struktūrą norite naudoti
Norėdami pridėti komandos narius prie savo komandos, jie pirmiausia turės sukurti CozyCal paskyras.
Pakvietę komandos narius prisijungti prie jūsų komandos, galite pasirinkti vieną iš dviejų komandos planavimo struktūrų.
1 variantas: komandos nariai dalijasi tuo pačiu užsakymų puslapiu
Pakvieskite komandos narius prisijungti prie to paties užsakymų puslapio. Kaip administratorius, galite pritaikyti komandos užsakymų puslapio profilio nuotrauką, URL, fono spalvą, kalbą ir laiko formatą, kad atspindėtumėte savo verslo identitetą.
Tame pačiame užsakymų puslapyje kiekvienas komandos narys turi galimybę:
- arba pridėti prieinamumą prie visos komandos renginių tipų, kurie leidžia svečiams naudotis round-robin užsakymais per grupinį kalendorių;
- nustatyti renginio tipą taip, kad jis priimtų individualius arba grupės susitikimus;
- arba kurti asmeninius aplankus ir renginių tipus, kurie rodo tik jų prieinamumą.
Šis variantas idealiai tinka, jei norite, kad visi komandos renginių tipai ir prieinamumas būtų rodomi tame pačiame užsakymų puslapyje. Visų komandos renginių tipams, prie kurių pridėtas kelių komandos narių prieinamumas, galima įjungti round-robin užsakymus, kad suplanuoti susitikimai būtų automatiškai priskirti darbuotojams, tolygiai paskirstant darbus komandoje.
Pavyzdžiui, Third Marble Marketing yra rinkodaros agentūra, kuri naudoja CozyCal tiek pažintiniams skambučiams, tiek susitikimams su klientais planuoti. Pažintinių skambučių atveju svečiai gali suplanuoti skambutį su bet kuriuo komandos rinkodaros ekspertu round-robin stiliumi arba pasirinkti konkretų pageidaujamą komandos narį.
Skambučių su esamais klientais planavimo atveju kiekvienas komandos rinkodaros ekspertas sukuria savo renginio tipą, kuriame rodomas tik jų prieinamumas, todėl klientams lengva suplanuoti skambučius.
Vienas pagrindinių visos komandos užsakymų puslapio pranašumų yra tai, kad kaip administratorius galite lengvai peržiūrėti ir redaguoti visos komandos prieinamumą kelių renginių tipuose. Kadangi visi komandos nariai gali matyti visos komandos darbo grafikus, tai labai palengvina koordinavimą ir komunikaciją.
Per prieinamumo nustatymų skydelį vieno renginio prieinamumą galima greitai nukopijuoti į kitus renginių tipus ir komandos narius vienu metu, taupant daug laiko ir pastangų, kurių prireiktų rankiniu būdu tvarkant skirtingų komandos narių grafikus.
2 variantas: komandos nariai kuria asmeninius užsakymų puslapius
Kai komandos nariai prisijungs prie jūsų komandos, vietoje prieinamumo ir renginių tipų pridėjimo prie visos komandos užsakymų puslapio, jie gali kurti asmeninius užsakymų puslapius.
Asmeninių užsakymų puslapių privalumai:
- komandos nariai turi galimybę savarankiškai pritaikyti užsakymų puslapio nustatymus, tokius kaip profilio nuotrauka, URL, spalvų schema, kalba ir laiko formatas;
- užsakymų svečiai mato tik konkretaus komandos nario prieinamumą ir renginių tipus, suteikiant labiau asmeninę planavimo patirtį.
Tačiau reikia turėti omenyje vieną dalyką. Kaip administratorius, jūs vis tiek galite redaguoti komandos narių asmeninius užsakymų puslapius. Tačiau, skirtingai nuo visos komandos užsakymų puslapio, kuriame vieno renginio tipo prieinamumas gali būti taikomas kitiems renginių tipams ir komandos nariams, renginio tipo prieinamumo ir susijusių nustatymų negalima taikyti skirtingiems užsakymų puslapiams.
Nepriklausomai nuo to, kurią komandos planavimo struktūrą nuspręsite naudoti, CozyCal gali automatiškai aptikti laiko juostas tiek komandos narių, tiek klientų, siekiant užtikrinti, kad laiko skirtumas būtų atsižvelgiamas rodant prieinamumą.
Supaprastinto komandos planavimo srauto nustatymas
Kai komandos narių renginių tipai ir prieinamumas pridėti prie komandos užsakymų puslapio, galite toliau pritaikyti komandos planavimo srautą.
Pritaikykite registracijos formą klientų informacijai rinkti
Tiek visos komandos, tiek atskirų komandos narių renginių tipams registracijos formas galima pritaikyti klientų kontaktams ir kitai svarbiai informacijai rinkti. Galite pridėti privalomus arba pasirenkamus registracijos formos laukus, įskaitant trumpus atsakymus, pastraipas, žymimąsias dėžutes ir išskleidžiamojo meniu klausimus.
Pritaikykite ‘white-label" el. pašto pranešimus
El. pašto pranešimų siuntimas klientams prieš suplanuotas sesijas mažina neatvykimus ir atšaukimus. Kiekvienas el. laiško tipas, įskaitant patvirtinimo, priminimo, atšaukimo ir perkėlimo el. laiškus, turi šablonus, kuriuos galima redaguoti, norint siųsti klientams svarbią informaciją ir pastabas.
Svarbiausia, CozyCal palaiko ‘white-label" el. pašto pranešimų siuntimą iš jūsų verslo el. pašto adreso. Taip užsisakę klientai gali tiesiogiai atsakyti į jūsų el. pašto adresą su minimalia komunikacijos trintimi, o jūs galite laiku reaguoti.
Įjunkite renginių užklausas
Renginių užklausos ypač naudingos, jei jūsų komanda nori peržiūrėti registracijos formos atsakymus ir patikrinti, ar klientai atitinka reikalavimus, prieš priimant arba atmetant renginio ar susitikimo užklausą. Renginio užklausa veikia kaip filtras, siekiant užtikrinti, kad jūsų komanda skirtų laiko tik bendravimui su potencialiais klientais, kurie tikrai domisi jūsų paslaugomis ar produktais.
Round-robin komandos planavimo atveju komandos narys, kuriam priskirta renginio užklausa, turi teisę peržiūrėti registracijos formos atsakymus ir nuspręsti, ar užklausa yra teisėta. Renginių užklausų įtraukimas kaip papildomo žingsnio į komandos planavimo srautą gali padėti išvengti laiko švaistymo su šiukšlintojais ir netinkamais potencialiais klientais.
Nustatykite integracijas, kad sustiprintumėte komandos planavimą
Baigę nustatyti komandos planavimo pagrindą, galite naudoti papildomas integracijas, kurios sustiprins komandos planavimo srautą, pagerindamos automatizavimą ir spręsdamos sudėtingus komandos poreikius.
Integruokite su Stripe, kad saugiai priimtumėte mokėjimus
Vos keliais paspaudimais galite prijungti savo verslo Stripe paskyrą ir pridėti kainas užsakymų puslapyje. Stripe mokėjimas leidžia imti užstatus, pridėti nuolaidų kuponus ir siųsti skaitmeninius kvitus visai komandai centralizuotame atsiskaitymo skydelyje.
Stripe sistemoje galite stebėti sandorių informaciją ir segmentuoti, kad matytumėte pajamų duomenis pagal komandos narius.
Planuokite virtualius susitikimus per Zoom ir Google Meet
Komandos nariai gali susieti savo Zoom arba Google paskyras, kad planuotų virtualius susitikimus ir renginius. Kiekvienam suplanuotam susitikimui automatiškai generuojamos unikalios Zoom arba Google Meet nuorodos. Susitikimų nuorodos pridedamos prie užsakytų klientų kalendoriaus įvykių, patvirtinimo ir priminimo el. laiškų, siekiant išvengti neatvykimų.
Grupiniams susitikimams, tokiems kaip internetiniai seminarai, dirbtuvės ar konferencijos, sugeneruota virtuali susitikimo nuoroda dalijamasi su keliais dalyviais, siekiant užtikrinti sėkmingą renginių vykdymą.
Integruokite su mėgstamomis programomis per Zapier
Zapier – tai įrankis, kuris padeda jūsų komandai sujungti CozyCal su kitomis trečiųjų šalių programomis, siekiant automatizuoti darbo eigas ir sutaupyti laiko, vengiant rankinio duomenų įvedimo.
Pavyzdžiui, galite sukurti ‘zap", kuris siųs CozyCal surinktas registracijos formos atsakymus į CRM sistemą kaip HubSpot, naujienlaiškių siuntimo programą kaip MailChimp arba duomenų bazę kaip Google Spreadsheets, leidžiančias toliau apdoroti ir analizuoti komandos planavimo duomenis.
Komandos užsakymų valdymas kaip administratoriui
Nesvarbu, ar vadovaujate mažai komandai iš kelių darbuotojų, ar didelei komandai su keliais dešimtimis darbuotojų, CozyCal palengvina administratoriams komandos planavimo valdymą.
Komandos kalendorius
Be komandos narių prieinamumo valdymo, kaip administratorius galite gauti bendrą visų suplanuotų renginių visos komandos vaizdą arba filtruoti, kad matytumėte konkretaus komandos nario užsakymų įrašus.
Komandos užsakymų duomenų rinkimas gali suteikti jums informaciją, kurios reikia norint suprasti, kaip sekasi jūsų komandai, ir nustatyti galimybes didinti komandos produktyvumą.
Suteikite komandos administratoriaus teises darbo krūviui paskirstyti
Galite lanksčiai suteikti komandos administratoriaus teises kitiems komandos nariams, kad jie galėtų redaguoti užsakymų puslapio nustatymus, kviesti arba šalinti komandos narius ir pasiekti užsakymų duomenis visoje komandoje.
Komandos planavimo diegimas jūsų svetainėje potencialiems klientams pritraukti
Dabar, kai komandos planavimas yra nustatytas ir paruoštas priimti užsakymus, galite sklandžiai įdiegti komandos užsakymų puslapį savo svetainėje, socialinės žiniasklaidos platformose ir rinkodaros el. laiškuose.
Visų pirma, komandos planavimo įterpimas į jūsų svetainę yra efektyvus būdas greičiau atkreipti potencialių klientų dėmesį ir leisti jiems susisiekti su jumis kuo greičiau.
Yra trys būdai įterpti CozyCal į savo svetainę.
- Įterpimas į rėmelį: Įterpimas į rėmelį yra tiesiausias būdas rodyti jūsų komandos užsakymų puslapį. Potencialūs ir esami klientai mato jūsų kalendorių kaip integruotą svetainės dalį, nespaudžiant jokių mygtukų ar teksto. Įterpimo į rėmelį privalumas yra tas, kad jis padaro planavimo patirtį sklandesnę ir supaprastintą.
- Plaukiojantis mygtukas: Plaukiojantis mygtukas pasirodo kaip iššokantis langas paspaudus, o užsakymų svečiai nenukreipiami į kitą svetainę. Galite pritaikyti plaukiojančio mygtuko vaizdą, spalvą, tekstą ir padėtį (apatinis kairys arba dešinys) pagal savo identitetą. Plaukiojančio mygtuko pridėjimo privalumas yra tas, kad jis sklando ir lieka tinklalapyje, kas vilioja lankytojus paspausti.
- Pasirinktinio mygtuko iššokamasis langas: Pridėkite komandos užsakymų puslapio arba komandos narių asmeninių užsakymų puslapių URL prie pasirinktinio teksto, mygtuko ar vaizdo, kurie rodomi kaip iššokantis langas tiesiai svetainėje. Pasirinktinių mygtukų privalumas yra tas, kad jūs turite lankstumą patalpinti užsakymų puslapius tinkamiausiais svetainės vietose.
Sužinokite daugiau apie CozyCal įterpimą į savo svetainę čia.
Nustatykite savo komandos planavimą sėkmei
Verslo operacijų automatizavimas su programine įranga apima daug sudedamųjų dalių, tačiau suprasti savo komandos struktūrą ir suteikti jiems tinkamą įrankį gali padėti visiems dirbti efektyviau ir produktyviau.
Kai jūsų komanda stipriai remiasi susitikimų ar renginių planavimu, CozyCal yra tobula komandos planavimo programinė įranga, padedanti sukurti automatizuotą planavimo sistemą. Supaprastintas planavimo srautas įgalins jūsų komandą suplanuoti daugiau susitikimų, užsisakyti daugiau demonstracijų ir nuolat teikti kokybiškas paslaugas klientams.
Ar jūsų komanda pasiruošusi pradėti? Užsiregistruokite nemokamam 10 dienų bandomajam laikotarpiui šiandien! Jei norite pamatyti komandos planavimą CozyCal realiuoju laiku, užsakykite demonstraciją čia ir mielai jums viską parodysiu.