Rond deze tijd vorig jaar deelden we een lijst van 10 productiviteitstools voor eigenaren van kleine bedrijven. Vandaag gebruiken we nog steeds een aantal van deze tools in onze dagelijkse workflows, waaronder Zapier, ProfitWell en FocusBooster. We hebben zelfs een directe integratie met Zapier gebouwd, zodat je zaps kunt maken tussen CozyCal en meer dan 500 andere apps via Zapier om repetitieve en tijdrovende taken te automatiseren. Je kunt meer lezen over vier van onze favoriete zaps hier om te zien hoe je je planningsproces beter kunt stroomlijnen.
Voor de overige tools hebben we sommige vervangen door efficiëntere alternatieven. We vervingen bijvoorbeeld MailChimp en Zendesk door Intercom, een platform voor klantberichten en e-mail waarmee we in real-time kunnen chatten met klanten en leads en geautomatiseerde e-mailcampagnes kunnen verzenden. We vervingen ook Evernote, Trello en Teux-Deux (een to-do-lijstapp) door de krachtige alles-in-één kennisbeheertool Notion, waarover ik hieronder meer vertel.
In dit bericht willen we drie tools met je delen die diep geïntegreerd zijn in onze workflows bij het runnen van CozyCal. Ze hebben ons geholpen onze efficiëntie te verbeteren op het gebied van projectbeheer, taakverdeling, teamcoördinatie en feedbackverzameling. Laten we erin duiken en kijken waarom ze zo bijzonder voor ons zijn.
1. Notion 🗂
Hoewel er geen tekort is aan to-do-lijsten, projectbeheer- en notitiemaketools, is Notion echt een kracht op zich. Het is een alles-in-één workspace-tool waarmee je notities kunt maken, informatie kunt archiveren, projecten kunt beheren en zelfs eenvoudige databases kunt aanmaken.
Chris en ik gebruiken Notion zowel voor het beheren van CozyCal-workflows als voor persoonlijke zaken. We hebben Notion het hoofdkwartier gemaakt voor de bedrijfsvoering van CozyCal. Van het opzetten van Kanban-borden voor issues en het opstellen van blogberichten, het archiveren van ontwerpportfolio's tot het plannen van roadtrips en het vastleggen van plotselinge invallen: ik kan het allemaal organiseren in Notion. De flexibele, alleskunner-aanpak van Notion spreekt me enorm aan, omdat het me veel tijd en kopzorgen bespaart doordat ik niet voortdurend heen en weer hoef te schakelen tussen tienduizend verschillende apps.
Naast de krachtige functies is Notion ook verbluffend mooi. We zijn under de indruk van de zen-elegantie en het state-of-the-art ontwerp. Je weet wel hoe het voelt om in een prachtig ontworpen omgeving te werken, toch? Dat is het gevoel dat Notion mij geeft. Het creëert een onberispelijke, zen-achtige digitale omgeving waarin ik mezelf kan onderdompelen om me te concentreren op het afvinken van taken en het maken van content.
Hoewel ik de desktopversie het meest gebruik, heeft Notion apps voor zowel iOS- als Android-gebruikers, waardoor de overgang tussen verschillende apparaten naadloos verloopt. Het heeft ook een betaalbaar prijsschema van slechts $4 per maand voor het persoonlijke abonnement en $8 per maand per lid voor het teamabonnement. We zitten nu op het teamabonnement omdat we documenten en afbeeldingen opslaan in Notion, en het gratis abonnement is beperkt tot slechts 5 MB opslagruimte. Voor ons is het een waardevolle investering om voor de prijs van 2 lattes per maand per persoon een digitale zen-gemoedstoestand te kunnen bereiken.
2. Appear.in 📽
Een paar maanden geleden vroeg onze vriend James van Systems Matter ons of CozyCal via Zapier verbonden kon worden met Zoom of Google Hangout om videoconferentielinks te genereren voor geboekte afspraken. Om echter te zappen met Zoom is een betaald Zoom-account vereist, wat extra kosten zou toevoegen voor CozyCal-gebruikers. Bovendien ondersteunt Zapier Google Hangout momenteel niet.
Dit probleem stuurde me op een zoektocht naar een gratis conferentietool die eenvoudig kan worden toegevoegd aan het planningsproces van CozyCal. Uiteindelijk stuitte ik op een gratis en gebruiksvriendelijke videobeltool: Appear.in. Als kanttekening: het bedrijf is gevestigd in Noorwegen, wat ik best gaaf vind.
Na het aanmaken van een gratis account bij Appear.in claimde ik mijn eigen chatruimte op https://appear.in/kat.cozycal en integreerde ik deze link in het bevestigingsbericht van de afspraak, de bevestigingsmail en de herinneringsmail voor CozyCal's demosessie. Wanneer een gast een demosessie bij mij boekt, ontvangen ze de chatruimtelink in de e-mails en in hun agendaafspraak. Op het geplande tijdstip van de demosessie kloppen ze aan op de deur van de chatruimte en verleen ik hen vervolgens toegang voor het videogesprek. Tot nu toe werkt dit prima voor mij, omdat ik mijn scherm kan delen en chatberichten kan sturen met gasten in de chatruimte.
Als je afspraken hebt waarvoor videoconferenties nodig zijn, kun je een Appear.in-chatruimte aanmaken en deze insluiten op je CozyCal-boekingspagina. We zitten nu op het gratis abonnement, dat 4 deelnemers en 1 chatruimte toestaat. Maar als je een groter team hebt of meer gasten wilt ontvangen voor het videogesprek, is hun pro-abonnement $9,99 per maand.
3. Canny 📮
Het verzamelen van feedback van gebruikers is een van de belangrijkste taken voor CozyCal. Elke dag dienen klanten hun functieverzoeken en feedback in. Met de waardevolle input van onze gebruikers kunnen we voortdurend itereren en de belangrijkste functies prioriteren die we voor CozyCal willen bouwen.
In de begindagen was het handmatig bijhouden van feedback geen probleem, omdat het feedbackvolume laag was. Maar nu we meer gebruikers aan boord hebben, kan het automatiseren van feedbackverzameling ons een aanzienlijke hoeveelheid tijd besparen. Aanvankelijk tagden we chatberichten om feedback te verzamelen via Intercom, de chatmessenger die we gebruiken om met gebruikers te communiceren. Het tagsysteem werkt echter niet goed voor het samenvoegen en organiseren van feedback. Sindsdien zijn we op zoek naar een oplossing om dit proces te automatiseren.
We kwamen Canny tegen op Indie Hackers, een online community voor mensen die hun softwarebedrijf bootstrappen (starten zonder externe financiering). Het blijkt dat de makers van Canny, Sarah en Andrew, ook een stel zijn dat Canny van de grond af aan opbouwt.
We hebben CozyCal's roadmap aangemaakt in Canny, die de lijst toont van functieverzoeken die onze gebruikers hebben ingediend. De eenvoudige interface van Canny helpt ons feedback op één georganiseerde plek vast te leggen. Op basis van het aantal upvotes kunnen we de juiste functies voor CozyCal prioriteren en bouwen. Een ander voordeel van Canny is dat het onze gebruikers de flexibiliteit geeft om op eigen initiatief feedback in te dienen. Wanneer je op "Get Help" klikt op je CozyCal-dashboard, word je naar onze roadmap geleid, waar je bestaande functies kunt upvoten of nieuwe kunt indienen.
Of je nu een dienstverlenend of productgericht bedrijf runt, klantfeedback is hoogstwaarschijnlijk essentieel voor de gezondheid van je bedrijf. Als je bedrijf constante input van gebruikers vereist, is Canny een uitstekende oplossing om deze stap te automatiseren.
Dit zijn de drie tools die we aanbevelen. Ze hebben ons geholpen onze workflows te systematiseren en meer georganiseerd te werken. We hopen dat je de kans krijgt om ze te bekijken en te ontdekken of ze ook deel kunnen uitmaken van de bedrijfsvoering van jouw onderneming.
Heb je vragen, opmerkingen of feedback? Wil je meer weten over CozyCal? Voel je vrij om met ons te chatten, je feedback achter te laten op onze roadmap of ons een bericht te sturen via kat@cozycal.com. We horen graag van je! 😊