Il y a environ un an, nous avons partagé une liste de 10 outils de productivité pour les propriétaires de petites entreprises. Aujourd'hui, nous continuons à utiliser certains d'entre eux dans nos flux de travail quotidiens, notamment Zapier, ProfitWell et FocusBooster. En fait, nous avons développé une intégration directe avec Zapier pour vous permettre de créer des zaps entre CozyCal et plus de 500 autres applications via Zapier afin d'automatiser les tâches répétitives et chronophages. Vous pouvez en savoir plus sur quatre de nos zaps préférés ici pour découvrir comment mieux optimiser votre processus de planification.
Pour les autres outils, nous en avons remplacé certains par des alternatives plus efficaces. Par exemple, nous avons remplacé MailChimp et Zendesk par Intercom, une plateforme de messagerie et d'e-mailing client qui nous permet de discuter avec nos clients et prospects en temps réel et d'envoyer des campagnes d'e-mails automatisées. Nous avons également remplacé Evernote, Trello et Teux-Deux (une application de liste de tâches) par Notion, un puissant outil de gestion des connaissances tout-en-un, dont je parlerai davantage ci-dessous.
Dans cet article, nous souhaitons vous présenter trois outils profondément intégrés à nos flux de travail pour la gestion de CozyCal. Ils nous ont aidés à améliorer notre efficacité en matière de gestion de projets, de délégation de tâches, de coordination d'équipe et de collecte de retours. Plongeons dans le vif du sujet et voyons pourquoi ils nous sont si précieux.
1. Notion 🗂
Même si le monde ne manque pas d'outils de listes de tâches, de gestion de projets et de prise de notes, Notion est vraiment dans une catégorie à part. C'est un espace de travail tout-en-un dans lequel vous pouvez prendre des notes, archiver des informations, gérer des projets et même créer de simples bases de données.
Chris et moi utilisons Notion aussi bien pour gérer les flux de travail de CozyCal que pour nos affaires personnelles. Nous avons fait de Notion le quartier général des opérations de CozyCal. Que ce soit pour configurer des tableaux Kanban pour les problèmes à résoudre, rédiger des articles de blog, archiver des portfolios de design, planifier des road trips ou noter des idées spontanées, je peux tout organiser dans Notion. La flexibilité de Notion, son côté couteau suisse, est ce qui m'attire, car elle me fait gagner beaucoup de temps et m'évite bien des maux de tête à jongler constamment entre des milliers d'applications différentes.
En plus d'être doté de fonctionnalités puissantes, Notion est remarquablement beau. Nous sommes conquis par son élégance zen et son design de pointe. Vous savez que travailler dans un environnement bien conçu procure une vraie sensation de plaisir, n'est-ce pas ? C'est exactement ce que Notion me fait ressentir. Il crée un environnement numérique épuré et zen dans lequel je peux m'immerger pour me concentrer sur l'accomplissement de mes tâches et la création de contenu.
Bien que j'utilise principalement la version bureau, Notion dispose d'applications pour iOS et Android, ce qui rend la transition entre différents appareils parfaitement fluide. Il propose également une tarification abordable à seulement 4 $/mois pour le plan personnel et 8 $/mois par membre pour le plan équipe. Nous sommes actuellement sur le plan équipe, car nous stockons des documents et des images dans Notion, et le plan gratuit est limité à 5 Mo de stockage. Pour nous, atteindre cet état d'esprit numérique zen au prix de 2 lattes par mois et par personne est un investissement qui en vaut la peine.
2. Appear.in 📽
Il y a quelques mois, notre ami James de Systems Matter nous a demandé si CozyCal pouvait être connecté à Zoom ou Google Hangout via Zapier pour générer des liens de salle de vidéoconférence pour les événements réservés. Cependant, pour créer un zap avec Zoom, un compte Zoom payant est nécessaire, ce qui représenterait un coût supplémentaire pour les utilisateurs de CozyCal. De plus, Zapier ne prend pas en charge Google Hangout actuellement.
Ce problème m'a lancée dans une mission de recherche d'un outil de conférence gratuit pouvant être facilement intégré au processus de planification de CozyCal. J'ai finalement découvert un outil de visioconférence gratuit et facile à utiliser : Appear.in. À noter que la société est basée en Norvège, ce que je trouve plutôt sympathique.
Après m'être inscrite gratuitement sur Appear.in, j'ai créé ma propre salle de discussion à l'adresse https://appear.in/kat.cozycal et j'ai intégré ce lien dans le message de confirmation d'événement, l'e-mail de confirmation et l'e-mail de rappel pour la session de démonstration de CozyCal. Lorsqu'un invité réserve une session de démonstration avec moi, il reçoit le lien de la salle de discussion dans les e-mails ainsi que dans son événement de calendrier. À l'heure prévue de la session de démonstration, il frappe à la porte de la salle de discussion, puis je lui accorde l'accès pour la vidéoconférence. Jusqu'à présent, cela fonctionne très bien pour moi, car je peux partager mon écran et envoyer des messages aux invités dans la salle de discussion.
Si vous organisez des événements nécessitant une vidéoconférence, vous pouvez créer une salle de discussion Appear.in et l'intégrer à votre page de réservation CozyCal. Nous utilisons actuellement le plan gratuit, qui permet 4 participants et 1 salle de discussion. Mais si vous avez une équipe plus grande ou si vous devez accueillir plus d'invités pour la vidéoconférence, leur plan pro est à 9,99 $/mois.
3. Canny 📮
Collecter les retours des utilisateurs est l'une des tâches les plus importantes pour CozyCal. Chaque jour, nos clients soumettent leurs demandes de fonctionnalités et leurs commentaires. Grâce aux précieuses contributions de nos utilisateurs, nous sommes en mesure d'itérer constamment et de prioriser les fonctionnalités les plus importantes à développer pour CozyCal.
Au début, le suivi manuel des retours ne posait pas de problème, car le volume était faible. Mais maintenant que nous avons davantage d'utilisateurs, l'automatisation de la collecte des retours pourrait nous faire gagner un temps considérable. Dans un premier temps, nous avions tagué des messages de discussion pour recueillir des retours sur Intercom, la messagerie que nous utilisons pour communiquer avec les utilisateurs. Cependant, le système de tags ne fonctionnait pas très bien pour regrouper et organiser les retours. Depuis lors, nous cherchions une solution pour automatiser ce processus.
Nous avons découvert Canny sur Indie Hackers, une communauté en ligne pour les personnes qui développent des entreprises logicielles en mode bootstrapping (démarrer une entreprise sans financement externe). Il s'avère que les créateurs de Canny, Sarah et Andrew, sont également un couple qui construit Canny depuis zéro.
Nous avons créé la feuille de route de CozyCal dans Canny, qui affiche la liste des demandes de fonctionnalités soumises par nos utilisateurs. L'interface simple de Canny nous permet de centraliser les retours dans un endroit organisé. En fonction du nombre de votes positifs, nous pouvons prioriser et développer les bonnes fonctionnalités pour CozyCal. Un autre avantage de Canny est qu'il offre à nos utilisateurs la flexibilité de soumettre leurs retours à leur convenance. Lorsque vous cliquez sur « Obtenir de l'aide » sur votre tableau de bord CozyCal, vous êtes redirigé vers notre feuille de route, sur laquelle vous pouvez voter pour des fonctionnalités existantes ou en soumettre de nouvelles.
Que vous gériez une entreprise de services ou un produit, les retours clients sont très probablement essentiels à la santé de votre activité. Si votre entreprise nécessite des contributions constantes de la part des utilisateurs, Canny est une excellente solution pour automatiser cette étape.
Voilà les trois outils que nous recommandons. Ils nous ont aidés à systématiser nos flux de travail et à être plus organisés. Nous espérons que vous aurez l'occasion de les découvrir et de voir s'ils peuvent également s'intégrer aux opérations de votre entreprise.
Des questions, des commentaires ou des retours ? Curieux d'en savoir plus sur CozyCal ? N'hésitez pas à discuter avec nous, à laisser vos commentaires sur notre feuille de route ou à nous écrire à kat@cozycal.com. Nous serions ravis d'avoir de vos nouvelles ! 😊