Gérer les disponibilités de votre équipe et le flux de planification peut être chronophage. Pour mettre en place un système de planification d'équipe efficace, choisir le bon logiciel peut vous faire économiser, à vous et à votre équipe, un temps et des coûts considérables grâce à l'automatisation.
De la gestion des disponibilités à l'envoi de rappels automatisés par e-mail, en passant par la collecte des paiements pour les rendez-vous réservés, le logiciel de planification d'équipe minimise les absences, réduit les frictions dans la communication et offre une expérience utilisateur professionnelle aux prospects et aux clients.
CozyCal est un outil de planification d'équipe intuitif et flexible qui permet à votre équipe de créer des flux de planification personnalisés, de gérer les disponibilités au sein de l'équipe et de contrôler la façon dont votre équipe est planifiée pour maximiser les réservations, le tout en un seul endroit centralisé.
Que vous soyez un cabinet juridique avec une équipe d'avocats qui planifient fréquemment des réunions clients, ou une agence de marketing avec plusieurs consultants proposant des sessions stratégiques à des prospects, votre équipe peut personnaliser ses flux de planification selon ses besoins.
Alors, comment créer une planification d'équipe dans CozyCal ? Laissez-moi vous guider pas à pas dans le processus de configuration.
Choisissez la structure de planification d'équipe que vous souhaitez adopter
Pour ajouter des membres à votre équipe, ils devront d'abord créer des comptes CozyCal.
Une fois que vous avez invité des membres à rejoindre votre équipe, deux structures de planification d'équipe s'offrent à vous.
Option 1 : les membres de l'équipe partagent la même page de réservation
Invitez les membres de l'équipe à rejoindre la même page de réservation. En tant qu'administrateur, vous pouvez personnaliser la photo de profil, l'URL, la couleur d'arrière-plan, la langue et le format d'heure de la page de réservation de l'équipe pour mettre en valeur l'image de marque de votre entreprise.
Sur la même page de réservation, chaque membre de l'équipe a la flexibilité de
- soit ajouter des disponibilités aux types d'événements de l'équipe qui permettent une réservation en round-robin pour les invités via un calendrier de groupe ;
- configurer le type d'événement pour accepter des réunions individuelles ou des réunions de groupe ;
- soit créer des dossiers personnels et des types d'événements qui affichent exclusivement leurs disponibilités.
Cette option est idéale si vous souhaitez que les types d'événements et les disponibilités de toute l'équipe soient affichés sur la même page de réservation. Pour les types d'événements à l'échelle de l'équipe auxquels les disponibilités de plusieurs membres ont été ajoutées, la réservation en round-robin peut être activée afin que les réunions planifiées soient automatiquement assignées au personnel pour distribuer équitablement le travail au sein de l'équipe.
Par exemple, Third Marble Marketing est une agence de marketing qui utilise CozyCal pour planifier à la fois des appels d'introduction et des réunions clients. Pour les appels d'introduction, les invités peuvent soit planifier un appel avec n'importe quel expert en marketing de l'équipe en mode round-robin, soit sélectionner un membre spécifique de l'équipe selon leur préférence.
Quant à la planification d'appels avec des clients existants, chaque expert en marketing de l'équipe crée son propre type d'événement qui n'affiche que ses disponibilités, permettant ainsi aux clients de planifier facilement des appels.
L'un des principaux avantages de la création d'une page de réservation pour toute l'équipe est qu'en tant qu'administrateur, vous pouvez facilement consulter et modifier les disponibilités de toute l'équipe pour plusieurs types d'événements. Étant donné que tous les membres de l'équipe peuvent voir les plannings de travail de l'ensemble de l'équipe, la coordination et la communication s'en trouvent grandement facilitées.
Grâce au tableau de bord des paramètres de disponibilité, les disponibilités d'un événement peuvent être rapidement copiées vers d'autres types d'événements et membres de l'équipe en masse, vous évitant ainsi de devoir gérer manuellement les plannings des différents membres de l'équipe.
Option 2 : les membres de l'équipe créent des pages de réservation personnelles
Une fois que les membres ont rejoint votre équipe, au lieu d'ajouter des disponibilités et des types d'événements à une page de réservation commune, ils peuvent créer des pages de réservation personnelles.
Les avantages des pages de réservation personnelles sont les suivants :
- les membres de l'équipe ont l'autonomie de personnaliser les paramètres de la page de réservation tels que la photo de profil, l'URL, le schéma de couleurs, la langue et le format d'heure ;
- les clients ne voient que les disponibilités et les types d'événements du membre de l'équipe, offrant ainsi une expérience de planification plus personnalisée.
Un point important à garder à l'esprit. En tant qu'administrateur, vous pouvez toujours modifier les pages de réservation personnelles des membres de l'équipe. Cependant, contrairement à une page de réservation commune où les disponibilités d'un type d'événement peuvent être appliquées à d'autres types d'événements et membres de l'équipe, les disponibilités et les paramètres associés ne peuvent pas être appliqués sur différentes pages de réservation.
Quelle que soit la structure de planification d'équipe que vous choisissez de mettre en place, CozyCal peut automatiquement détecter les fuseaux horaires des membres de l'équipe ainsi que ceux des clients pour s'assurer que le décalage horaire est pris en compte lors de l'affichage des disponibilités.
Mise en place d'un flux de planification d'équipe optimisé
Une fois que les types d'événements et les disponibilités des membres de l'équipe sont ajoutés à la page de réservation de l'équipe, vous pouvez personnaliser davantage le flux de planification d'équipe.
Personnaliser le formulaire d'admission pour collecter les informations clients
Pour les types d'événements à l'échelle de l'équipe comme pour ceux des membres individuels, les formulaires d'admission peuvent être personnalisés pour recueillir les coordonnées des clients et d'autres informations importantes. Vous pouvez ajouter des champs obligatoires ou facultatifs dans le formulaire d'admission, notamment des réponses courtes, des paragraphes, des cases à cocher et des questions à menu déroulant.
Personnaliser les notifications par e-mail en marque blanche
L'envoi de notifications par e-mail aux clients avant les sessions planifiées réduit les absences et les annulations. Chaque type d'e-mail, notamment les e-mails de confirmation, de rappel, d'annulation et de report, est accompagné de modèles pouvant être modifiés pour envoyer des informations essentielles et des notes aux clients.
Plus important encore, CozyCal prend en charge l'envoi de notifications par e-mail en marque blanche depuis l'adresse e-mail de votre entreprise. Ainsi, les clients ayant effectué une réservation peuvent répondre directement à votre adresse e-mail avec un minimum de friction dans la communication, et vous pouvez répondre en temps voulu.
Activer les demandes d'événements
Les demandes d'événements sont particulièrement utiles si votre équipe souhaite examiner les réponses aux formulaires d'admission et sélectionner les clients qualifiés avant d'accepter ou de refuser une demande d'événement ou de réunion. La demande d'événement agit comme un filtre pour s'assurer que votre équipe ne consacre du temps qu'aux prospects réellement intéressés par vos services ou produits.
Pour la planification en round-robin, le membre de l'équipe auquel une demande d'événement est assignée a le droit d'examiner les réponses au formulaire d'admission et de décider si la demande est légitime. L'intégration des demandes d'événements comme étape supplémentaire dans votre flux de planification d'équipe peut aider à éviter de perdre du temps avec des spammeurs et des prospects non qualifiés.
Configurer des intégrations pour optimiser la planification d'équipe
Maintenant que vous avez terminé la configuration de la base de la planification d'équipe, des intégrations supplémentaires peuvent dynamiser le flux de planification en améliorant l'automatisation et en répondant aux besoins complexes de l'équipe.
Intégrer Stripe pour accepter les paiements en toute sécurité
Il suffit de quelques clics pour connecter le compte Stripe de votre entreprise et ajouter des tarifs sur la page de réservation. Le paiement via Stripe vous permet d'encaisser des acomptes, d'ajouter des coupons de réduction et d'envoyer des reçus numériques pour toute l'équipe via un tableau de bord de facturation centralisé.
Dans Stripe, vous pouvez suivre les détails des transactions et les segmenter pour visualiser les données de revenus par membre de l'équipe.
Planifier des réunions virtuelles via Zoom et Google Meet
Les membres de l'équipe peuvent lier leurs comptes Zoom ou Google pour planifier des réunions virtuelles et des événements. Des liens de réunion Zoom ou Google Meet uniques sont automatiquement générés pour les réunions planifiées. Les liens de réunion sont ajoutés aux événements de calendrier des clients ayant effectué une réservation, ainsi qu'aux e-mails de confirmation et de rappel pour éviter les absences.
Pour les réunions de groupe telles que les webinaires, les ateliers ou les conférences, le lien de réunion virtuelle généré est partagé avec plusieurs participants pour s'assurer que les événements se déroulent avec succès.
Intégrer vos applications favorites via Zapier
Zapier est un outil qui aide votre équipe à connecter CozyCal avec d'autres applications tierces pour automatiser les flux de travail et gagner du temps en évitant la saisie manuelle de données.
Par exemple, vous pouvez configurer un zap pour envoyer les réponses aux formulaires d'admission collectées depuis CozyCal vers un CRM comme HubSpot, une application d'e-mailing comme MailChimp ou une base de données comme Google Spreadsheets, vous permettant ainsi de traiter et d'analyser davantage les données de planification d'équipe.
Gérer les réservations de l'équipe en tant qu'administrateur
Que vous dirigiez une petite équipe de quelques membres ou une grande équipe de plusieurs dizaines d'employés, CozyCal facilite la gestion de la planification d'équipe pour les administrateurs.
Calendrier d'équipe
En plus de pouvoir gérer les disponibilités des membres de l'équipe, en tant qu'administrateur, vous pouvez avoir une vue d'ensemble de tous les événements planifiés au sein de l'équipe, ou filtrer pour consulter les réservations d'un membre spécifique de l'équipe.
La collecte des données de réservation de l'équipe peut vous fournir les informations nécessaires pour comprendre les performances de votre équipe et identifier les opportunités d'augmenter la productivité.
Accorder des droits d'administrateur d'équipe pour partager la charge de travail
Vous avez la flexibilité d'accorder des droits d'administrateur d'équipe à d'autres membres de l'équipe afin qu'ils puissent modifier les paramètres de la page de réservation, inviter ou supprimer des membres de l'équipe, et accéder aux données de réservation de toute l'équipe.
Installer la planification d'équipe sur votre site web pour capter des prospects
Maintenant que votre planification d'équipe est configurée et prête à accepter des réservations, vous pouvez installer la page de réservation de l'équipe de manière transparente sur votre site web, vos plateformes de réseaux sociaux et vos e-mails marketing.
En particulier, intégrer la planification d'équipe sur votre site web est un moyen efficace de capter l'attention des prospects plus rapidement et de leur permettre de vous contacter dès que possible.
Il existe trois façons d'intégrer CozyCal sur votre site web.
- Intégration en cadre : L'intégration en cadre est la manière la plus directe d'afficher la page de réservation de votre équipe. Les prospects et les clients voient votre calendrier comme une partie intégrante du site web sans avoir à cliquer sur des boutons ou du texte. L'avantage d'une intégration en cadre est qu'elle rend l'expérience de planification plus fluide et optimisée.
- Bouton flottant : Un bouton flottant apparaît sous forme de fenêtre contextuelle lors d'un clic et les clients ne sont pas redirigés vers un autre site web. Vous pouvez personnaliser l'image, la couleur, le texte et la position (en bas à gauche ou à droite) du bouton flottant pour correspondre à votre image de marque. L'avantage d'ajouter un bouton flottant est qu'il reste visible sur une page web, ce qui incite les visiteurs à cliquer dessus.
- Fenêtre contextuelle avec bouton personnalisé : Ajoutez les URL de la page de réservation de l'équipe ou des pages de réservation personnelles des membres de l'équipe à du texte, un bouton ou une image personnalisés, qui s'affichent sous forme de fenêtre contextuelle directement sur le site web. L'avantage des boutons personnalisés est que vous bénéficiez de la flexibilité de placer les pages de réservation aux endroits les plus pertinents du site web.
En savoir plus sur l'intégration de CozyCal sur votre site web ici.
Configurez votre planification d'équipe pour réussir
L'automatisation des opérations commerciales avec des logiciels implique de nombreux éléments, mais comprendre la structure de votre équipe et leur fournir le bon outil peut aider chacun à travailler plus efficacement.
Lorsque votre équipe repose largement sur la planification de rendez-vous ou d'événements, CozyCal est le logiciel de planification d'équipe idéal qui vous aide à créer un système de planification automatisé. Un flux de planification optimisé permettra à votre équipe de planifier davantage de rendez-vous, de réserver plus de démonstrations et de fournir en permanence des services de qualité à vos clients.
Votre équipe est-elle prête à se lancer ? Inscrivez-vous pour un essai gratuit de 10 jours dès aujourd'hui ! Si vous souhaitez voir la planification d'équipe dans CozyCal en mode live, réservez une démonstration ici et je serai ravi(e) de vous faire une présentation.