Jūsų praktika auga. Kas mėnesį ateina vis daugiau klientų pagal rekomendacijas. Tačiau jūsų komanda praleidžia valandas administraciniame darbe, kuris neuždirba pajamų. Jūs atsakote į skambučius apie laisvą laiką, patvirtinate konsultacijas, ieškote naujų klientų informacijos ir rankiniu būdu atnaujinate kelias sistemas. Tam tikru momentu tenka rinktis: samdyti daugiau darbuotojų, kurie tvarkytų susitikimų planavimą ir klientų priėmimą, arba rasti įrankį, kuris tai padarytų už jus.
Internetinė susitikimų planavimo programinė įranga – tai būdas, kuriuo sėkmingos advokatų kontoros auga be proporcingų pridėtinių išlaidų. Ji automatizuoja administracinį darbą nuo pirmojo kontakto iki pasirašytos sutarties. Kai tinkamai ją nustatote, jūsų rezervavimo puslapis tampa 24/7 veikiančia klientų priėmimo sistema. Potencialūs klientai mato jūsų laisvą laiką realiuoju laiku, patys rezervuoja laiką ir atvyksta su jau įvesta informacija. Tuo tarpu jų susitikimas automatiškai sinchronizuojamas su jūsų praktikos valdymo sistema. Jokių perrašymo klaidų. Jokių papildomų el. laiškų. Jokių delsimų.
Kodėl advokatų kontoros susiduria su plėtros riba
Dauguma advokatų kontorų nustoja plėstis nuspėjamu momentu. Jūs jau ne vienintelis atsakantis į skambučius. Jūsų teisinis asistentas arba biuro vadovas dabar praleidžia nemažą kiekvienos dienos dalį koordinuodamas tvarkaraščius tarp kelių advokatų, praktikos sričių ir kartais biurų. Kiekvienas naujas klientas reiškia daugiau el. laiškų pirmyn ir atgal, daugiau nepavykusių skambučių, daugiau rankinio duomenų įvedimo.
Problema nėra paklausos stoka. Problema ta, kad jūsų dabartinė sistema nesiskalina. Telefonu ir el. paštu pagrįstas planavimas yra linijinis procesas. Kai per mėnesį pridedate penkis naujus klientus, jūsų administracinis darbas padidėja penkiomis naujomis priėmimo užduotimis per mėnesį. Kai per mėnesį pridedate dvidešimt naujų klientų, jūsų pridėtinės išlaidos išauga keturis kartus.
Internetinis susitikimų planavimas nutraukia tą tiesinį ryšį. Jūsų rezervavimo infrastruktūra išlieka tokia pati, nesvarbu, ar šį mėnesį matote 20, ar 200 naujų klientų. Sistema automatiškai tvarko priėmimą ir patvirtinimą, o jūsų komanda sutelkia dėmesį į potencialių klientų konvertavimą ir teisinės pagalbos teikimą.
1 žingsnis: pasirinkite susitikimų planavimo platformą, sukurtą advokatų kontoroms
Ne visos susitikimų planavimo programinės įrangos yra vienodos. Bendros paskyrimo priemonės tinka salonams ir konsultacinėms įmonėms, tačiau joms trūksta funkcijų, kurių advokatų kontoroms tikrai reikia: konfliktų tikrinimo tarp advokatų, praktikos sričių ir bylų tipų. Laiko juostų tvarkymo klientams iš skirtingų valstijų. Saugių priėmimo formų jautriai informacijai. Integracijos su praktikos valdymo programine įranga, tokia kaip Clio Manage.
Vertindami platformas, ieškokite:
- Praktikos valdymo integracijos. Jūsų planavimo įrankis turi sinchronizuotis su jūsų esama bylų valdymo programine įranga. Rankinis klientų informacijos pervedimas tarp sistemų eikvoja laiką ir įneša klaidų.
- Tinkinamų priėmimo formų. Kiekviena praktikos sritis turi skirtingus priėmimo klausimus. Asmeninės žalos priėmimas visiškai skiriasi nuo šeimos teisės priėmimo. Pasirinkite įrankį, leidžiantį kurti pasirinktines formas kiekvienai praktikos sričiai ar bylų tipui.
- Saugių rezervavimo puslapių. Klientų informacija yra jautri. Jūsų planavimo įrankis turėtų šifruoti priėmimo duomenis ir niekada jų nesiųsti per nešifruotus kanalus.
- Realiojo laiko kalendoriaus sinchronizacijos. Jūsų įrankis turi sinchronizuotis dvikrypčiai su Google Calendar, Outlook arba bet kuo, ką naudoja jūsų komanda. Dvigubas rezervavimas yra pasitikėjimo žudikas.
- Klientų priminimų. Automatiniai teksto ir el. pašto priminimai sumažina nepasirodymo rodiklius 25–40 %, jūsų komandai nė piršto nepajudinus.
- Hibridinis salių ir advokatų rezervavimas. Jei vedате asmenines konsultacijas, apklausas ar tarpininkavimo posėdžius, jums reikia įrankio, kuris vienu rezervavimo procesu gali patikrinti konferencijų salės ir advokato laisvą laiką tuo pačiu metu. Dauguma planavimo įrankių to nedaro, todėl rezervuojate advokatą tik tam, kad pastebėtumėte, jog visos konferencijų salės jau užimtos.
- Apskritu ratu ir prioritetu pagrįstas paskirstymas. Daugelio advokatų kontoros turi būdą tolygiai paskirstyti pradines konsultacijas. Apskritu ratu vykdomas planavimas automatiškai paskirsto gaunamus rezervavimus jūsų komandai, o prioritetų reitingavimas užtikrina, kad vyresnieji advokatai ar specialistai pirmiausia gauna rezervavimus, o tik tada sistema nukreipia kitus.
Apie CozyCal
CozyCal aptarnauja advokatų kontoras, profesionalių paslaugų įmones, fotografijų studijas ir kitas paslaugų komandas, kurioms reikia daugiau nei paprasto paskyrimo rezervavimo. Platforma ypač žinoma dėl white-label planavimo: pasirinktinių rezervavimo domenų, firminių el. pašto pranešimų iš jūsų pačių domeno ir visiško trečiųjų šalių prekės ženklo pašalinimo. Taip pat žinoma dėl hibridinio rezervavimo, kuris vienu procesu koordinuoja tiek komandos narius, tiek fizinius išteklius, kaip antai konferencijų salės.
CozyCal tiesiogiai integruojasi su Clio Manage, todėl užregistruotos konsultacijos Clio pasirodo automatiškai su visomis klientų kontaktinėmis detalėmis ir priėmimo formos atsakymais jau užpildytais. Taip pat palaikomas apskritu ratu vykdomas planavimas jūsų advokatų komandai su prioritetų reitingavimu, kad vyresnieji advokatai ar specialistai užpildytų savo kalendorius prieš nukreipiant rezervavimus asocijuotiems advokatams. Asmeniniams susitikimams hibridinis rezervavimas vienu metu koordinuoja advokato ir konferencijų salės laisvą laiką. Virtualioms konsultacijoms CozyCal automatiškai generuoja susitikimo nuorodas per Zoom, Google Meet arba Microsoft Teams ir įtraukia jas į kiekvieną patvirtinimo ir priminimo el. laišką. Daugiašaliams susitikimams, kaip tarpininkavimas ar apklausa, galima pridėti papildomus el. pašto gavėjus, kad visi dalyvaujantys automatiškai gautų pranešimus.
CozyCal pagrindiniai pranašumai advokatų kontoroms, apžvelgti:
- Dvikryptė sinchronizacija su Clio Manage (susitikimai vyksta abiem kryptimis)
- Hibridinis rezervavimas: koordinuoja advokato ir konferencijų salės laisvą laiką asmeniniams susitikimams
- Apskritu ratu vykdomas planavimas su prioritetų reitingavimu pradinių konsultacijų paskirstymui komandoje
- Virtualių susitikimų nuorodos per Zoom, Google Meet arba Microsoft Teams, automatiškai generuojamos rezervavimo metu
- Papildomi el. pašto gavėjai daugiašaliams susitikimams (tarpininkavimas, apklausos, bendraskoliai)
- White-label el. pašto pranešimai, siunčiami iš jūsų kontoros pačių domeno
- Automatiniai SMS priminimai be papildomo mokesčio
- Įvykio užklausos funkcija rankiniam konfliktų tikrinimui prieš patvirtinant susitikimus
- Pasirinktinis rezervavimo domenas (pvz.,
book.yourfirm.com) Plaid plane - Nemokamas įvedimo skambutis su įkūrėjais, be sąrankos mokesčio
- Kainuoja 15 USD/vartotojui/mėn., palyginti su Clio Grow 89 USD/vartotojui/mėn. už panašias planavimo funkcijas
Kainodara: CozyCal Pro planas kainuoja 15 USD/vartotojui/mėnesį (skaičiuojant kasmet) ir apima visas pagrindines planavimo funkcijas, Clio integraciją ir komandos planavimą. Plaid planas kainuoja 25 USD/vartotojui/mėnesį ir prideda white-label funkcijas: pasirinktinį rezervavimo domeną, el. pašto pranešimus iš jūsų pačių domeno ir visišką CozyCal prekės ženklo pašalinimą. Abu planai apima 10 dienų nemokamą bandomąjį laikotarpį be kredito kortelės. Trijų advokatų kontora, naudojanti CozyCal vietoj Clio Grow integruoto planuotojo, per metus sutaupo daugiau nei 2 600 USD.
Kaip CozyCal lyginasi su kitais planavimo įrankiais advokatų kontoroms:
- prieš Calendly: Calendly sukurtas pirmiausia pardavimų ir įdarbinimo komandoms. Jam trūksta Clio Manage integracijos, hibridinio salių rezervavimo, įvykio užklausos patvirtinimo ir prieinamos white-label kainodaros. Calendly white-label parinktis skirta tik įmonėms be paskelbtos kainos.
- prieš Acuity Scheduling: Acuity gerai tinka individualiems specialistams, tačiau nesiūlo Clio integracijos, hibridinio išteklių rezervavimo ar white-label el. pašto pranešimų iš pasirinktinio domeno.
- prieš Clio Grow planuotuvą: Clio Grow kainuoja 89 USD/vartotojui/mėn. plius 549 USD sąrankos mokestis. CozyCal integruojasi su tuo pačiu Clio Manage kalendoriumi už 15 USD/vartotojui/mėn. be sąrankos mokesčio ir prideda hibridinį rezervavimą bei apskritu ratu vykdomą paskirstymą, kurių Clio Grow nesiūlo.
Taip pat žiūrėkite: Geriausia nemokama ir mokama susitikimų planavimo programinė įranga advokatų kontoroms apimanti penkių geriausių teisinėms praktikoms skirtų parinkčių palyginimą.
2 žingsnis: suprojektuokite rezervavimo procesą pagal savo verslo modelį
Ne visi advokatai vienodai priima klientus. Kai kurie siūlo 30 minučių pradines konsultacijas telefonu. Kiti reikalauja asmeninių susitikimų. Kai kurie siūlo paketų kainas. Kai kurie ima valandinį užmokestį. Kai kurie pirmąsias konsultacijas suteikia nemokamai. Jūsų rezervavimo procesas turėtų atitikti jūsų faktinį verslo modelį ir tinkamai tvarkyti tiek asmenines, tiek virtualias konsultacijas.
Pradėkite braižydami kliento kelionę:
- Potencialus klientas patenka į jūsų svetainę arba Google Business profilį.
- Jie spusteli jūsų rezervavimo nuorodą.
- Jie mato jūsų laisvą laiką pradinėms konsultacijoms (ir tik pradinėms konsultacijoms; nerodykite esamų klientų laiko tarpsnių).
- Jie pasirenka datą ir laiką.
- Jie užpildo priėmimo formą, skirtą konkrečiam teisiniam poreikiui.
- Jie patvirtina savo kontaktinę informaciją.
- Jie gauna patvirtinimą su konferencijų salės vieta arba Zoom, Google Meet ar Microsoft Teams nuoroda bei automatiniais priminimais. Papildomi dalyviai (priešingas teisinis atstovas, tarpininkai) gauna savo pranešimą, jei pridėti kaip gavėjai.
- Susitikimas sinchronizuojamas su jūsų praktikos valdymo sistema ir jūsų komandos kalendoriumi.
Kiekvienas iš šių žingsnių yra trinties taškas, kur potencialūs klientai pasitraukia. Jūsų užduotis – sumažinti trintį, kartu renkant informaciją, kurios jums tikrai reikia. Per daug priėmimo klausimų – ir potencialūs klientai palieka formą. Per mažai klausimų – ir jūsų advokatas eikvoja laiką skambučio metu rinkdamas pagrindinę informaciją.
Gera taisyklė: pradinį priėmimą apribokite iki 5–10 klausimų maksimaliai. Daugiau detalių galite surinkti pačios konsultacijos metu. Klausimai turėtų būti sutelkti į tai, ko jums reikia potencialiam klientui kvalifikuoti (praktikos sritis, skubumas, biudžeto suvokimas) ir kas jus apsaugo (konfliktų tikrinimas, geografinė aprėptis).
Asmeniniams susitikimams CozyCal hibridinis rezervavimas leidžia sukurti įvykio tipą, pavyzdžiui, „Asmeninė konsultacija" arba „Apklausa", kuris vienu metu tikrina tiek advokato, tiek konferencijų salės laisvą laiką. Klientai mato tik tuos laiko tarpsnius, kai abu yra laisvi. Daugiau nereikia rezervuoti advokato tik tam, kad pasirodytų, jog visos salės užimtos.
Virtualiems susitikimams CozyCal automatiškai generuoja susitikimo nuorodą, kai klientas rezervuoja, ir įtraukia ją į patvirtinimo el. laišką bei kalendoriaus įvykį. CozyCal integruojasi su Zoom, Google Meet ir Microsoft Teams, todėl, nepriklausomai nuo to, kurią platformą naudoja jūsų kontora, jūsų advokatas patenka į vaizdo skambutį su kliento priėmimo informacija jau prieš jį ir veikiančia susitikimo nuoroda.
Tarpininkavimo sesijoms, apklausoms ar bet kokiems susitikimams, kuriuose dalyvauja keli dalyviai, viršijantys pagrindinį klientą (priešingas teisinis atstovas, tarpininkas, bendraskolio pareiškėjas), CozyCal leidžia pridėti papildomus el. pašto gavėjus prie suplanuoto įvykio. Visi, kurie turi dalyvauti, automatiškai gauna patvirtinimą ir priminimą, jūsų komandai nereikia rankiniu būdu persiųsti kvietimų.
3 žingsnis: integruokite su praktikos valdymo sistema
Čia internetinis susitikimų planavimas paverčia jūsų priėmimo procesą iš laiko eikvojimo į konkurencinį pranašumą.
Kai naudojate planavimo platformą, integruotą su Clio Manage, kiekvienas kliento rezervavimas iš karto tampa struktūrizuotu įrašu jūsų bylų valdymo sistemoje. Kliento kontaktinė informacija, telefono numeris, el. paštas, konsultacijos data, praktikos sritis ir priėmimo formos atsakymai visi ateina į Clio kalendoriaus įvykio aprašymo laukelį prieš jūsų advokatui net pažvelgus į kalendorių. Jokio sekretoriaus, kopijuojančio telefono numerius iš el. laiško į kontaktų formą. Jokių perrašymo klaidų. Jokių delsimų laukiant, kol priėmimo dokumentai bus rankiniu būdu įvesti.
Catherine Miller, Esq., Miller Law & Mediation įkūrėja, apibūdino poveikį taip: „CozyCal suteikė mūsų klientams paprastą ir efektyvų susitikimų planavimo metodą, kartu atlaisvinant mūsų komandą sutelkti dėmesį į tai, ką geriausiai mokame: teikti užjaučiantį, ekspertinį teisinį vadovavimą sunkiausių gyvenimo pokyčių metu."
Ši integracija tarnauja dviem tikslams. Pirma, ji pašalina administracinį švaistymą. Jūsų komanda praleidžia mažiau laiko duomenų įvedimui ir daugiau laiko teisiniam darbui bei komunikacijai su klientais. Antra, ji užtikrina tęstinumą. Kiekvienas kliento įrašas yra išsamus ir tikslus nuo pirmojo kontakto, o tai reiškia geresnį bylų valdymą ir mažiau rizikų dėl trūkstamos informacijos.
Praktinis pastebėjimas: daugelis kontorų mano, kad jiems reikia Clio Grow, kad gautų tinkamą Clio integraciją. Taip nėra. CozyCal tiesiogiai integruojasi su Clio Manage kalendoriumi per tą pačią dvikryptę sinchronizaciją, todėl susitikimai, užregistruoti per CozyCal, atsiranda Clio, o įvykiai, kuriuos tiesiogiai pridedate prie Clio, blokuoja laiką CozyCal, kad išvengtumėte dvigubo rezervavimo. Jei jūsų kontora jau naudoja Clio Manage ir nereikia Clio Grow pilnų CRM funkcijų, CozyCal tvarko planavimo pusę už dalelę kainos. Žiūrėkite išsamų CozyCal ir Clio Grow palyginimą.
Jei nenaudojate Clio, ieškokite integracijos su bet kuria praktikos valdymo sistema, kurią naudojate. Lawmatics ir kiti teisiniai valdymo įrankiai dažnai palaiko trečiųjų šalių planavimo integracijas. Svarbiausia, kad jūsų kliento rezervavimo duomenys būtų tiesiogiai perduodami į jūsų praktikos valdymo duomenų bazę be žmogaus įsikišimo.
Taip pat žiūrėkite CozyCal Clio integracija išsamiai apie sąranką ir galimybes.
4 žingsnis: nustatykite apskritu ratu vykdomą planavimą pradinėms konsultacijoms
Daugelio advokatų kontoros susiduria su konkrečia problema: kas priima kitą priėmimo skambutį? Be sistemos, konsultacijos kaupiasi pas tą, kuris pirmas atsako, arba tenka teisės asistentui rankiniu būdu jas paskirstyti. Nei vienas būdas nėra keičiamo masto.
Apskritu ratu vykdomas planavimas tai išsprendžia automatiškai. Kai potencialus klientas rezervuoja pradinę konsultaciją, CozyCal ją paskiria tam advokatui, kuris gavo mažiausiai rezervavimų tam įvykio tipui, tolygiai paskirstydamas priėmimo darbą visoje jūsų komandoje, niekam neprivalant rankiniu būdu valdyti eilės.
Kontoroms, kur svarbu hierarchija, prioritetų reitingavimas suteikia papildomą kontrolės lygmenį. Nustatykite savo vyresnįjį partnerį arba specialistą kaip 1 prioriteto asmenį, ir CozyCal pirmiausia užpildo jų kalendorių prieš nukreipdamas papildomus rezervavimus asocijuotiems advokatams. Pavyzdžiui: visos turto planavimo konsultacijos eina jūsų turto planavimo partneriui, kol ji visiškai užsiregistruoja, tada perteklius nukreipiamas jūsų asocijuotiems advokatams. Klientas visada aptarnaujamas; jūsų vyresnioji advokatė visada išlieka visiškai apkrauta.
Taip pat galite derinti rezervuotus šeimininkus su apskritu ratu vykdomais grupiais. Dažnas advokatų kontorų naudojamas sąrankos pavyzdys: visoms konsultacijoms reikalingas praktikos srities partneris (rezervuotas), tačiau CozyCal apskritu ratu nusprendžia, kuris teisės asistentas prisijungs prie skambučio iš jūsų palaikymo komandos. Tai užtikrina, kad teisingas advokatas visada dalyvauja, o palaikymo vaidmenys paskirstomi tolygiai.
5 žingsnis: nustatykite ribas ir išvenkite dažniausių plėtros problemų
Augant jūsų praktikai, planavimas gali tapti problemų šaltiniu, jei nenustatysite aiškių taisyklių.
Išvenkite dvigubo rezervavimo blokuodami laiką bylų darbui, teismo datoms ir vidiniams susitikimams. Jūsų rezervavimo puslapis turėtų rodyti tik tuos laiko tarpsnius, kai advokatai tikrai gali susitikti su klientais. Jei jūsų advokatė 14:00 val. dalyvauja teisme, jos laisvas laikas tą dieną turėtų rodyti tik ryto ir vėlyvos popietės laiko tarpsnius.
Išvenkite apimties plėtimosi nustatydami pradinės konsultacijos laiką kaip fiksuotą. Jei siūlote 30 minučių konsultacijas, kiekvienas laiko tarpas turėtų būti 30 minučių. Jei potencialūs klientai mato, kad gali rezervuoti 90 minučių laiko tarpą, kai kurie tai padarys, ir jūs praleiste daugiau laiko kiekvienam priėmimui, nei ketinote.
Išvenkite perdegimo gerbdami nedarbo valandas. Jūsų rezervavimo puslapis neturėtų rodyti vakaro ar savaitgalio laisvo laiko, nebent iš tikrųjų dirbate tomis valandomis. Daugelis kontorų daro klaidą, palikdami savo kalendorių atvirą 24/7, o paskui skubiai atsakinėja į rezervavimus vidurnaktį. Nustatykite valandas, atitinkančias jūsų komandos faktinį darbo laiką.
Išvenkite informacijos praradimo reikalaudami visos kliento informacijos prieš patvirtinimą. Jei jūsų priėmimo forma yra neprivaloma arba praleidžiama, kai kurie klientai ją praleis, ir jūs turėsite neišsamius įrašus. Padarykite privalomus laukus tikrai privalomais.
Naudokite įvykio užklausos funkciją konfliktų tikrinimui. Užuot automatiškai patvirtinę kiekvieną rezervavimą, galite nustatyti CozyCal, kad naujus konsultacijų prašymus laikytų laukiančiais, kol bus peržiūrėti. Potencialus klientas užpildo priėmimo formą, pateikia rezervavimo užklausą, o jūsų priėmimo specialistas peržiūri informaciją, atlikdamas konfliktų patikrą prieš patvirtindamas susitikimą. Tai suteikia jums rankinį vartą tarp pradinio prašymo ir patvirtinto susitikimo, kas ypač vertinga praktikoms, kur interesų konflikto patikrinimai yra būtini prieš atidarant bylą.
6 žingsnis: naudokite automatizavimą, kad sumažintumėte nepasirodymus ir rankinį tolesnį veikimą
Suplanuotas susitikimas nieko nereiškia, jei klientas nepasirodo. Nepasirodymai kainuoja advokatų kontoroms realias pajamas. Jie taip pat eikvoja advokato laiką ir sukuria tolesnių planavimo problemų.
Internetinės planavimo platformos automatizuoja visą patvirtinimo ir priminimo seką. Kai klientas rezervuoja, jis iš karto gauna patvirtinimo el. laišką su konferencijų salės vieta asmeniniams susitikimams arba Zoom, Google Meet ar Microsoft Teams nuoroda virtualiems. Daugiašalėms sesijoms papildomi gavėjai gauna savo pranešimus, kad niekas neliktų be informacijos. Likus dviem dienoms iki susitikimo, jie gauna priminimą. Likus keturioms valandoms – dar vieną. Kiekvienas priminimas apima viską, ko jiems reikia: laiką, vietą ar nuorodą ir galimybę persiplanuoti, jei reikia. CozyCal taip pat siunčia automatinius SMS priminimus be papildomo mokesčio.
Šie automatizavimai reikšmingai sumažina nepasirodymo rodiklius. Matematika paprasta: nepasirodžiusio kliento kaina – tai prarastos apmokestinamos valandos arba prarastos pajamos iš potencialaus kliento. Priminimai iš karto atsipirks.
Kai kurios planavimo platformos taip pat leidžia reikalauti patvirtinimo. Klientas gauna priminimą ir turi paspausti, kad patvirtintų, jog vis dar ateis. Tai anksčiau pagauna atšaukimus ir suteikia jums laiko užpildyti laiko tarpsnį.
Jei naudojate white-label el. pašto pranešimus, prieinamus CozyCal Plaid plane, priminimai ateina iš jūsų kontoros pačios domeno, o ne iš trečiosios šalies planavimo įrankio. Advokatų kontoroms, kurioms rūpi prekės ženklo nuoseklumas visoje kliento patirtyje, tai svarbu. Potencialus klientas, gaunantis priminimo el. laiškus iš yourfirm.com, o ne iš cozycal.com, sustiprins suvokimą, kad jūsų praktika yra organizuota ir profesionali nuo pirmojo kontakto.
7 žingsnis: stebėkite metrikas ir tobulinkite
Advokatų kontoros plėtimas naudojant susitikimų planavimo programinę įrangą nėra projektas, kurį nustatote ir pamirštate. Turite sekti, kas veikia, o kas ne.
Pagrindinės metrikos, kurias reikia stebėti:
- Rezervavimo rodiklis. Koks procentas jūsų rezervavimo puslapio lankytojų iš tikrųjų užbaigia rezervavimą? Jei jis žemiau 20 %, jūsų forma gali būti per ilga arba klausimai gali kelti sumaištį.
- Nepasirodymo rodiklis. Kiek rezervuotų susitikimų baigiasi nepasirodymais? Sekite tai kas savaitę. Jei jis viršija 10 %, jūsų priminimai turi būti koreguojami arba turite reikalauti patvirtinimo.
- Konversijos rodiklis. Iš rezervuotų konsultacijų, kiek konvertuojasi į išlaikytus klientus? Tai parodo, ar jūsų priėmimo procesas tinkamai kvalifikuoja tinkamus potencialius klientus.
- Paskirstymas tarp advokatų. Ar pradinės konsultacijos paskirstomos tolygiai, ar tam tikri advokatai yra perkrauti, o kiti turi tuščių vietų? Jei apskritu ratu vykdomas planavimas netinkamai balansuoja, patikrinkite savo prioritetų nustatymus.
Naudokite šias metrikas tobulindami savo rezervavimo procesą. Jei rezervavimo rodiklis žemas, išbandykite sutrumpinti priėmimo formą. Jei nepasirodymo rodiklis aukštas, išbandykite agresyvesnes priminimų sekas. Jei konversijos rodiklis žemas, jums gali tekti pakeisti, kaip kvalifikuojate potencialius klientus arba kaip pristatote savo kainas ir paslaugas. CozyCal analizės informacinis skydelis pateikia rezervavimo tendencijas ir atšaukimų rodiklius, kad galėtumėte matyti, kas vyksta, be rankinio duomenų traukimo.
[Ekrano kopija: CozyCal analizės informacinis skydelis su rezervavimo ir nepasirodymo metrikomis, patalpinkite čia. Alt tekstas: „Planavimo metrikų informacinis skydelis, rodantis rezervavimo rodiklį, nepasirodymo rodiklį ir konsultacijų konversijos duomenis"]
8 žingsnis: apmokykite savo komandą ir nustatykite komunikacijos standartus
Jūsų planavimo sistema yra tokia gera, kiek geras jūsų komandos tolimesnis darbas. Net jei potencialus klientas automatiškai rezervuoja konsultaciją, jam vis tiek reikia žmogaus kitame gale, kai jis skambina arba atvyksta.
Įsitikinkite, kad jūsų komanda žino:
- Kaip prisijungti prie planavimo sistemos ir peržiūrėti artėjančius susitikimus.
- Kaip perplanuoti arba atšaukti rezervavimus, jei klientas skambina.
- Kokią informaciją jie turėtų peržiūrėti prieš kiekvieną konsultaciją (užpildytą priėmimo formą, visus ankstesnius kontaktus, konfliktų patikros rezultatus).
- Kaip tvarkyti atšaukimus (ar leidžiate tą pačią dieną persiplanuoti? Kokia jūsų atšaukimo politika?).
- Kaip toliau dirbti su nepasirodžiusiais (el. laiškas? Telefono skambutis? Po kiek valandų?).
Jūsų planavimo sistema automatizuoja kasdienį darbą, tačiau jūsų komanda vis tiek valdo santykius. Aiškūs komunikacijos standartai užtikrina, kad potencialūs klientai jaučia profesionalų požiūrį nuo pirmojo kontakto.
Kaupiamasis efektas, kai tai daroma teisingai
Kiekvienas šio vadovo žingsnis sprendžia konkretų trinties tašką: telefono žaidimą, dvigubą rezervavimą, priėmimo dokumentus, nepasirodymą, praleistą konfliktų patikrą. Savaime bet kurio iš jų ištaisymas sutaupo jūsų komandos laiko. Tačiau kai sukuriate išsamią planavimo sistemą, kuri viską tvarko kartu, efektas kaupiasi.
Potencialus klientas randa jus internete, per jūsų apskritu ratu vykdomą sistemą pats patenka į tinkamo advokato kalendorių, pateikia išsamią priėmimo formą, gauna patvirtinimą su Zoom ar Microsoft Teams nuoroda arba konferencijų salės vieta, gauna priminimą prieš 48 valandas ir dar kartą prieš 4 valandas iki susitikimo, ir atvyksta į konsultaciją, kurioje jūsų advokatas jau žino, kas jis yra ir kodėl skambina. Visa tai įvyko be to, kad kas nors iš jūsų komandos pakeltų pirštą.
Taip atrodo plėtra. Ne antrojo teisės asistento samdymas priėmimo skambučiams tvarkyti. Ne sudėtingesnės skaičiuoklės kūrimas. Ne užsibuvimas vėliau duomenų įvedimui pabaigti. Ji atrodo taip, kad jūsų esama komanda tvarko žymiai daugiau klientų apimties tomis pačiomis valandomis, nes sistema tvarko viską nuo pirmojo kontakto iki pačios konsultacijos.
Kontoros, šiuo metu lenkiančios konkurentus, nebūtinai turi daugiausiai advokatų ar didžiausius rinkodaros biudžetus. Jos yra tos, kurios pašalino administracinę trintį tarp potencialaus kliento ir išlaikyto kliento. Internetinis susitikimų planavimas yra tiesiausias būdas tai padaryti, ir jis prieinamas tiek vienam specialistui, tiek 20 advokatų kontoroms.
Jei esate pasirengę pamatyti, kaip tai veikia praktikoje, pradėkite nemokamą 10 dienų CozyCal bandomąjį laikotarpį, kredito kortelė nereikalinga. Arba susiplanuokite demonstraciją ir kartu aptarsime jūsų kontoros konkrečią sąranką.